MS Entra Integration

#1. Unternehmensanwendung erstellen

#Schritt 1.1: Zu Unternehmens-Apps navigieren

Im Microsoft Entra Admin Center suchen Sie in der linken Seitenleiste nach:

• Home(Haus-Symbol)

• Entra ID(erweiterter Bereich)

• Unternehmens-Apps- Klicken Sie auf diese Option

#Schritt 1.2: "Neue Anwendung" klicken

Suchen Sie auf der Unternehmens-Apps-Seite nach den Aktionsschaltflächen oben.

#Schritt 1.3: "Eigene Anwendung erstellen" auswählen

Ein Modal-Fenster öffnet sich mit mehreren Optionen. Suchen Sie nach:

• Eigene Anwendung erstellen- Klicken Sie auf diese Option

• Dies öffnet ein Seitenpanel für die Konfiguration

#Schritt 1.4: Anwendungsdetails konfigurieren

Im Seitenpanel, das sich öffnet, müssen Sie:

• Name:Geben Sie Ihren Anwendungsname ein (z.B. Kibi demo app)

• Wichtig:Stellen Sie sicher, dass SieIntegrieren Sie jede andere Anwendung, die Sie nicht in der Galerie finden (Nicht-Galerie)auswählen

#Schritt 1.5: Anwendungserstellung bestätigen

Nach dem Klicken auf Erstellen werden Sie zur Anwendungsübersichtsseite weitergeleitet. Bestätigen Sie, dass:

• Ihr Anwendungsname im Titel erscheint

• Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) sehen können

• Die Anwendung in Ihrer Unternehmens-Apps-Liste erscheint

#2. App-Geheimnisschlüssel erstellen

#Schritt 2.1: Zu App-Registrierungen navigieren

Suchen Sie in der linken Seitenleiste nach und klicken Sie aufApp-Registrierungen.

• Wählen SieAlle Anwendungen

• Wählen Sie Ihre Anwendung aus der Liste

#Schritt 2.2: Auf Zertifikate und Geheimnisse zugreifen

Suchen Sie in den Anwendungsdetails im linken Menü nach und klicken Sie aufZertifikate und Geheimnisse.

#Schritt 2.3: Neues Client-Geheimnis erstellen

Auf der Zertifikate und Geheimnisse-Seite:

• Klicken Sie auf+ Neues Client-Geheimnis

• Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z.B. Kibi Connect Integration)

• Wählen Sie Ablauf (empfehlen 12 Monate oder länger)

• Klicken Sie aufHinzufügen

#Schritt 2.4: Den Geheimniswert kopieren

WICHTIG:Nach der Erstellung des Geheimnisses sehen Sie den Geheimniswert nur einmal. Kopieren Sie ihn sofort!

Warnung:Der Geheimniswert wird versteckt, nachdem Sie diese Seite verlassen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihn an einen sicheren Ort kopieren.

#3. Anwendungsberechtigungen konfigurieren

#Schritt 3.1: Zu App-Registrierungen navigieren

Suchen Sie in der linken Seitenleiste nach und klicken Sie aufApp-Registrierungen.

• Wählen SieAlle Anwendungen

• Wählen Sie Ihre Anwendung aus der Liste

#Schritt 3.2: API-Berechtigungen

Suchen Sie in den Anwendungsdetails im linken Menü nach und klicken Sie aufAPI-Berechtigungen.

#Schritt 3.3: Microsoft Graph Berechtigungen hinzufügen

Auf der API-Berechtigungen-Seite:

• Klicken Sie auf+ Berechtigung hinzufügen

• Wählen SieMicrosoft Graph

• Wählen SieAnwendungsberechtigungen

• Suchen Sie nachUser.Read.Allunter Benutzer

• Suchen Sie nachDirectory.Read.Allunter Verzeichnis

• Klicken Sie aufBerechtigungen hinzufügen

#Schritt 3.4: Administrator-Einwilligung erteilen

WICHTIG:Erteilen Sie der Anwendung die Administrator-Einwilligung, sonst funktioniert die Synchronisation nicht.

• Klicken Sie aufAdministrator-Einwilligung erteilen

• Klicken Sie aufJa

#Schritt 3.5: Berechtigungen für Single Sign-On (Delegierte Berechtigungen)

Falls Sie SSO ("Mit Microsoft anmelden") nutzen möchten, benötigen Siezusätzlichdelegierte Berechtigungen:

• Klicken Sie erneut auf+ Berechtigung hinzufügen

• Wählen SieMicrosoft Graph

• Wählen Sie diesmalDelegierte Berechtigungen(Delegated permissions)

• Suchen und aktivieren Sie folgende Berechtigungen:

• openid– OpenID Connect Anmeldung

• profile– Benutzerprofil lesen

• email– E-Mail-Adresse lesen

• User.Read– Angemeldetes Benutzerprofil lesen

Klicken Sie aufBerechtigungen hinzufügen. Erteilen Sie anschließend erneut die Administrator-Einwilligung.

#3b. Redirect URI für SSO konfigurieren

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn SieSingle Sign-On (SSO)nutzen möchten.

#Schritt 3b.1: Umleitungs-URI eintragen

In Ihrer App-Registrierung klicken Sie im linken Menü aufAuthentifizierung(Authentication).

• Klicken Sie auf+ Plattform hinzufügen(Add a platform)

• Wählen SieWeb

• Tragen Sie folgende Redirect URI ein:

Klicken Sie aufKonfigurieren.

#4. Benutzer Ihrer Anwendung zuweisen (Optional)

#Schritt 4.1: Zu Unternehmens-Apps navigieren

Suchen Sie in der linken Seitenleiste nach und klicken Sie aufUnternehmens-Apps.

• Wählen Sie Ihre Anwendung aus der Liste

#Schritt 4.2: Auf Benutzer und Gruppen zugreifen

Suchen Sie in den Anwendungsdetails im linken Menü nach und klicken Sie aufBenutzer und Gruppen.

#Schritt 4.3: Benutzer Ihrer Anwendung zuweisen

Auf der Benutzer und Gruppen-Seite:

• Klicken Sie auf+ Benutzer/Gruppe hinzufügen

#Schritt 4.4: Zuweisung bestätigen

Auf der Zuweisung hinzufügen-Seite:

• Klicken Sie aufBenutzer

• Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie Ihrer Anwendung zuweisen möchten

• Klicken Sie aufAuswählen

#5. Kibi Connect Konfiguration

#Schritt 5.1: Zu Einstellungen in Kibi Connect navigieren

Suchen Sie in der linken Seitenleiste nach und klicken Sie aufEinstellungen.

• Scrollen Sie nach unten zumMicrosoft Entra IntegrationAbschnitt

• Klicken Sie aufIntegration konfigurieren

#Schritt 5.2: Integration konfigurieren

Auf der Microsoft Entra Integration-Seite:

• Klicken Sie aufIntegration aktivieren

#Schritt 5.3: Schlüssel zu Verbindungseinstellungen hinzufügen

Nach der Aktivierung sehen Sie die folgenden Felder:

• Verbindungseinstellungen

• Synchronisationseinstellungen

• Aktionen

• Setup-Anleitung

Klicken Sie aufVerbindungseinstellungen, um die Schlüssel hinzuzufügen.

Jetzt müssen Sie die Schlüssel zu den Verbindungseinstellungen hinzufügen:

• Mandanten-ID

• Client-ID

• Client-Geheimnis

Die Schlüssel befinden sich in Ihrer neu erstellten Anwendungsübersicht in Microsoft EntraApp-Registrierungen.

Das Client-Geheimnis befindet sich auf derZertifikate und GeheimnisseSeite (Schritt 2.4).

Geben Sie die Schlüssel ein und klicken Sie dann aufVerbindungseinstellungen speichern.

#Schritt 5.4: Verbindung testen

Nach dem Speichern der Verbindungseinstellungen sehen Sie die Testverbindung-Schaltfläche.

• Klicken Sie aufVerbindung testen

• Wenn die Verbindung erfolgreich ist, sehen Sie die folgende Nachricht:Anmeldedaten gültig

#Schritt 5.5: SSO aktivieren (Optional)

Wenn Sie Single Sign-On nutzen möchten und die Redirect URI (Schritt 3b) konfiguriert haben:

• Aktivieren Sie den SchalterSingle Sign-On (SSO) aktivieren

• Prüfen Sie die angezeigte Redirect URL – diese muss mit der in Entra konfigurierten URL übereinstimmen

• Speichern Sie die Einstellungen

Auf der Login-Seite erscheint nun ein"Mit Microsoft anmelden"-Button für Ihre Benutzer.

#Übersicht: Was wo konfiguriert wird

#6. Automatische Gruppenzuweisung

Kibi Connect kann Benutzer automatisch Gruppen zuweisen, basierend auf Informationen aus Microsoft Entra (Active Directory). So werden neue Mitarbeitende direkt der richtigen Abteilungs- oder Standortgruppe zugeordnet.

#Schritt 6.1: Gruppen für die Zuordnung konfigurieren

Für jede Gruppe, die automatisch befüllt werden soll, müssen Sie das entsprechende Zuordnungsfeld setzen:

1. Navigieren Sie zur Gruppenbearbeitung in Kibi Connect.

2. Im Bereich der Gruppeneinstellungen finden Sie zwei optionale Felder:

• MS Entra Department: Tragen Sie hier den exakten Abteilungsnamen ein, wie er in Microsoft Entra hinterlegt ist (z.B. "Kundenservice", "Marketing").

• MS Entra Office Location: Tragen Sie hier den exakten Standort ein, wie er in Microsoft Entra hinterlegt ist (z.B. "Berlin", "A13").

#Schritt 6.2: Funktionsweise der automatischen Zuordnung

Bei jeder Synchronisation mit Microsoft Entra passiert Folgendes:

• Kibi Connect liest die Abteilung und den Standort jedes Benutzers aus Microsoft Entra.

• Wenn eine Gruppe ein passendes MS Entra Department oder Office Location Feld hat, wird der Benutzer automatisch dieser Gruppe zugewiesen.

• Neue Gruppen werden automatisch erstellt, wenn mindestens 2 Benutzer mit derselben Abteilung oder demselben Standort existieren.

• Bestehende Gruppenmitgliedschaften bleiben erhalten.

#Schritt 6.3: Beispiel

Angenommen, Sie haben folgende Struktur in Microsoft Entra:

Und in Kibi Connect erstellen Sie:

• Gruppe "Vertrieb" mit MS Entra Department = "Vertrieb"

• Gruppe "Standort Berlin" mit MS Entra Office Location = "Berlin"

Nach der Synchronisation wird Max Mustermann automatisch den Gruppen "Vertrieb" und "Standort Berlin" zugewiesen, Erika Musterfrau der Gruppe "Vertrieb" und Hans Beispiel den Gruppen "Marketing" (falls vorhanden) und "Standort Berlin".