La saisie des temps dans Kibi Connect permet l'enregistrement numérique des heures de travail, des pauses et des absences. Ce module est entièrement conforme à la loi sur le temps de travail (ArbZG) et à la directive européenne sur le temps de travail. Les infractions aux exigences légales sont automatiquement détectées et signalées.

#Horloge de pointage (Pointer et dépointer)

Dans la barre de navigation se trouve un petit bouton rond. Celui-ci sert d'horloge de pointage numérique.

• Point gris : Vous n'êtes actuellement pas pointé. Appuyez dessus pour pointer.

• Point vert clignotant : Vous êtes pointé. Appuyez dessus pour voir les détails ou vous dépointer.

Après avoir pointé, une fenêtre contextuelle affiche l'heure de début, un minuteur en cours et le temps de travail total de la journée. Vous pouvez vous dépointer à tout moment à l'aide du bouton rouge.

#Vue journalière

La carte « Aujourd'hui » affiche toutes les entrées de travail de la journée en cours :

• Heure de début et de fin de chaque entrée avec la durée correspondante

• Les entrées actives (toujours pointées) sont marquées d'un badge vert

• Le temps de travail total de la journée est affiché en haut à droite

• Les temps de pause sont listés séparément à la fin

#Vue hebdomadaire

La vue hebdomadaire affiche un aperçu des sept jours de la semaine civile en cours. Vous pouvez naviguer entre les semaines à l'aide des flèches.

Pour chaque jour, vous voyez :

• La plage horaire (par ex. 08:00 - 17:30)

• La durée des pauses en minutes

• Le temps de travail total

• En cas d'infraction à l'ArbZG, un point d'avertissement jaune apparaît à côté du temps de travail

Le jour actuel est mis en évidence par une couleur. Les jours de week-end sont affichés en gris. À la fin de la semaine, le total hebdomadaire est affiché.

#Compte de temps (Théorique/Réel/Solde)

Le compte de temps affiche le bilan mensuel des heures de travail :

• Théorique : Les heures de travail attendues selon le modèle de temps de travail pour le mois en cours

• Réel : Les heures de travail effectivement effectuées

• Solde : La différence entre le théorique et le réel. Les heures supplémentaires sont affichées en vert, les heures manquantes en rouge

• Solde annuel : Le solde cumulé depuis le début de l'année

#Demander des absences

Via la carte « Demander une absence », vous pouvez soumettre des congés, des arrêts maladie ou d'autres types d'absences.

#Faire une demande

1. Cliquez sur le symbole « + » pour ouvrir le formulaire

2. Sélectionnez le type d'absence (par ex. congé, maladie)

3. Entrez la date de début. La date de fin est automatiquement définie sur la même date

4. Si nécessaire, ajustez la date de fin. Le nombre de jours ouvrés (hors week-ends) est calculé automatiquement

5. Ajoutez éventuellement une note

6. Cliquez sur « Faire une demande »

Après l'envoi, votre demande est transmise au service des ressources humaines. Vous recevrez une notification dès que la demande sera approuvée ou refusée.

#Mes absences

Sous « Mes absences », vous voyez toutes vos demandes précédentes avec leur statut actuel :

#Exigences légales (Conformité ArbZG)

Kibi Connect vérifie automatiquement, à chaque enregistrement de temps, si les exigences légales de la loi sur le temps de travail (ArbZG) et de la directive européenne sur le temps de travail sont respectées. En cas d'infraction, des avertissements sont générés et les employés concernés ainsi que le service des ressources humaines sont notifiés.

#Temps de travail journalier maximal

Conformément à l'ArbZG §3, le temps de travail journalier ne doit pas dépasser 10 heures. Kibi Connect vérifie cela automatiquement pour chaque jour de travail et génère un avertissement si la limite est dépassée.

#Règles de pause

Conformément à l'ArbZG §4, les pauses minimales suivantes s'appliquent :

Le temps de pause est automatiquement calculé à partir des intervalles entre les enregistrements consécutifs. Si les valeurs minimales ne sont pas respectées, un avertissement apparaît.

#Temps de repos entre les jours de travail

Conformément à l'ArbZG §5, il doit y avoir au moins 11 heures de repos ininterrompues entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante. Kibi Connect vérifie cela sur plusieurs jours et avertit en cas de non-respect.

#Temps de travail hebdomadaire maximal

Conformément à l'ArbZG §3 et à la directive européenne sur le temps de travail, le temps de travail hebdomadaire ne doit pas dépasser 48 heures (du lundi au dimanche). En cas de dépassement, un avertissement est généré.

#Temps de repos hebdomadaire minimal

La directive européenne sur le temps de travail prescrit une période de repos ininterrompue d'au moins 35 heures par semaine. Kibi Connect calcule le bloc de repos le plus long au sein de chaque semaine civile et avertit si cette valeur n'est pas respectée.

#Aperçu de toutes les vérifications

#Pour les responsables RH (Managers RH)

Les managers RH et les administrateurs système voient deux sections supplémentaires sur la page de saisie des temps : l'aperçu de l'équipe et la gestion des absences.

#Aperçu de l'équipe

L'aperçu de l'équipe affiche tous les employés avec les informations suivantes :

• Statut aujourd'hui : Actif (pointé), Absent ou Inactif

• Heures réelles : Heures de travail effectuées dans le mois sélectionné

• Heures théoriques : Heures attendues selon le modèle de temps de travail

• Solde : Heures supplémentaires ou manquantes (marquées en couleur)

• Avertissements : Nombre d'infractions ArbZG en cours

• Jours d'absence : Jours d'absence approuvés dans le mois

#Vue détaillée par employé

En cliquant sur un employé, une vue détaillée s'ouvre avec :

• Entrées de temps regroupées par semaine civile (jour, date, arrivée, départ, durée)

• Entrées modifiables (symbole crayon) pour les corrections par les RH

• Les entrées verrouillées (symbole cadenas) ne peuvent plus être modifiées

• Les entrées corrigées par les RH sont marquées d'un badge bleu

• Avertissements ArbZG avec date, type et bouton d'accusé de réception

#Verrouiller un mois

Via le bouton « Verrouiller le mois », toutes les entrées de temps d'un mois peuvent être définitivement verrouillées. Les entrées et comptes de temps verrouillés ne peuvent plus être modifiés.

#Gérer les demandes d'absence

Dans la section « Demandes d'absence », les managers RH peuvent :

• Filtrer toutes les demandes reçues par statut (En attente, Approuvée, Refusée, Toutes)

• Voir les détails de chaque demande (employé, type, période, jours ouvrés, note)

• Approuver ou refuser les demandes avec une justification optionnelle

Lors de l'approbation ou du refus, les employés demandeurs reçoivent automatiquement une notification.

#Modèles de temps de travail (Administration)

Les administrateurs peuvent configurer différents modèles de temps de travail sous Administration et les attribuer aux employés.

#Paramètres configurables

#Règles de pause

Pour chaque modèle de temps de travail, des règles de pause individuelles peuvent être enregistrées. Exemple : « Après 360 minutes de travail, au moins 30 minutes de pause sont requises. »

#Attribution aux employés

Les modèles de temps de travail sont attribués aux employés avec une période de validité optionnelle. Ainsi, les modifications (par ex. passage de temps plein à temps partiel) peuvent être documentées sans interruption.

#Configurer les types d'absence

Les administrateurs peuvent adapter les types d'absence disponibles :

• Nom : Nom d'affichage (par ex. Congé, Maladie, Congé spécial)

• Couleur : Marquage coloré dans l'aperçu

• Rémunéré : Si l'absence est considérée comme un congé payé

• Soumis à approbation : Si un manager RH doit confirmer la demande

• Déduction des congés : Si les jours sont déduits du quota de congés

#Notifications

La saisie des temps déclenche des notifications automatiques dans les cas suivants :

Les notifications apparaissent sous forme de notification dans la plateforme. Selon la configuration, elles peuvent également être envoyées sous forme de notification push ou par e-mail.