Rejestracja czasu pracy w Kibi Connect umożliwia cyfrowe rejestrowanie czasu pracy, przerw i nieobecności. Moduł jest w pełni zgodny z ustawą o czasie pracy (ArbZG) oraz dyrektywą UE dotyczącą czasu pracy. Naruszenia przepisów prawnych są automatycznie wykrywane i zgłaszane.

#Zegar roboczy (rejestracja przyjścia i wyjścia)

W pasku nawigacyjnym znajduje się mały okrągły przycisk. Służy on jako cyfrowy zegar roboczy.

• Szara kropka: Obecnie nie jesteś zarejestrowany. Dotknij, aby się zarejestrować.

• Zielona, pulsująca kropka: Jesteś zarejestrowany. Dotknij, aby zobaczyć szczegóły lub się wylogować.

Po zarejestrowaniu pojawia się okno podręczne z godziną rozpoczęcia, licznikiem czasu i całkowitym czasem pracy dzisiejszego dnia. Za pomocą czerwonego przycisku możesz się w dowolnym momencie wylogować.

#Podsumowanie dnia

Karta „Dziś” wyświetla wszystkie wpisy pracy z bieżącego dnia:

• Godzina rozpoczęcia i zakończenia każdego wpisu z odpowiednim czasem trwania

• Aktywne wpisy (wciąż zarejestrowane) są oznaczone zieloną odznaką

• Całkowity czas pracy dnia jest wyświetlany w prawym górnym rogu

• Czasy przerw są wymienione oddzielnie na końcu

#Widok tygodniowy

Widok tygodniowy wyświetla podsumowanie wszystkich siedmiu dni bieżącego tygodnia kalendarzowego. Za pomocą strzałek można nawigować między tygodniami.

Dla każdego dnia widzisz:

• Przedział czasu (np. 08:00 - 17:30)

• Czas trwania przerwy w minutach

• Całkowity czas pracy

• W przypadku naruszeń ArbZG pojawia się żółty punkt ostrzegawczy obok czasu pracy

Dzień dzisiejszy jest wyróżniony kolorem. Dni weekendowe są wyświetlane w szarym kolorze. Na końcu tygodnia wyświetlane jest podsumowanie tygodnia.

#Konto czasu pracy (powinno/rzeczywiste/saldo)

Konto czasu pracy wyświetla miesięczne rozliczenie czasu pracy:

• Powinno: Przewidywane godziny pracy w bieżącym miesiącu zgodnie z modelem czasu pracy

• Rzeczywiste: Rzeczywiście przepracowane godziny

• Saldo: Różnica między powinno a rzeczywiste. Nadgodziny są wyświetlane na zielono, godziny niedoboru na czerwono

• Saldo roczne: Skumulowane saldo od początku roku

#Składanie wniosków o nieobecność

Za pomocą karty „Złóż wniosek o nieobecność” możesz składać wnioski o urlop, chorobę lub inne nieobecności.

#Złożenie wniosku

1. Kliknij symbol „+”, aby otworzyć formularz

2. Wybierz rodzaj nieobecności (np. urlop, choroba)

3. Wprowadź datę rozpoczęcia. Data zakończenia jest automatycznie ustawiana na tę samą datę

4. W razie potrzeby dostosuj datę zakończenia. Liczba dni roboczych (bez weekendów) jest automatycznie obliczana

5. Opcjonalnie dodaj notatkę

6. Kliknij „Złóż wniosek”

Po wysłaniu wniosek jest przekazywany do działu kadr. Otrzymasz powiadomienie, gdy wniosek zostanie zaakceptowany lub odrzucony.

#Moje nieobecności

W sekcji „Moje nieobecności” zobaczysz wszystkie swoje dotychczasowe wnioski z aktualnym statusem:

#Wymagania prawne (zgodność z ArbZG)

Kibi Connect automatycznie sprawdza przy każdej rejestracji czasu, czy przestrzegane są przepisy ustawy o czasie pracy (ArbZG) oraz dyrektywy UE dotyczącej czasu pracy. W przypadku naruszeń generowane są ostrzeżenia, a dotknięci pracownicy oraz dział kadr otrzymują powiadomienie.

#Maksymalny dzienny czas pracy

Zgodnie z ArbZG §3 dzienny czas pracy w dni robocze nie może przekraczać 10 godzin. Kibi Connect automatycznie sprawdza to dla każdego dnia roboczego i generuje ostrzeżenie, jeśli limit zostanie przekroczony.

#Przepisy dotyczące przerw

Zgodnie z ArbZG §4 obowiązują następujące minimalne przerwy:

Czas przerwy jest automatycznie obliczany na podstawie luk między kolejnymi rejestracjami. Jeśli wartości minimalne nie zostaną osiągnięte, pojawia się ostrzeżenie.

#Czas odpoczynku pomiędzy dniami pracy

Zgodnie z ArbZG §5 pomiędzy zakończeniem jednego dnia pracy a rozpoczęciem następnego musi minąć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Kibi Connect sprawdza to między dniami i ostrzega w przypadku niedotrzymania.

#Tygodniowy maksymalny czas pracy

Zgodnie z ArbZG §3 oraz dyrektywą UE dotyczącą czasu pracy tygodniowy czas pracy nie może przekraczać 48 godzin (od poniedziałku do niedzieli). W przypadku przekroczenia generowane jest ostrzeżenie.

#Tygodniowy minimalny czas odpoczynku

Dyrektywa UE dotycząca czasu pracy nakazuje ciągły czas odpoczynku wynoszący co najmniej 35 godzin tygodniowo. Kibi Connect oblicza najdłuższy nieprzerwany blok odpoczynku w każdym tygodniu kalendarzowym i ostrzega, jeśli ta wartość nie zostanie osiągnięta.

#Podsumowanie wszystkich sprawdzeń

#Dla osób odpowiedzialnych za kadry (menedżerowie HR)

Menedżerowie HR i administratorzy systemu widzą na stronie rejestracji czasu pracy dwa dodatkowe obszary: podsumowanie zespołu i zarządzanie nieobecnościami.

#Podsumowanie zespołu

Podsumowanie zespołu wyświetla wszystkich pracowników z następującymi informacjami:

• Status dzisiaj: Aktywny (zarejestrowany), nieobecny lub nieaktywny

• Godziny rzeczywiste: Przepracowane godziny w wybranym miesiącu

• Godziny powinno: Oczekiwane godziny zgodnie z modelem czasu pracy

• Saldo: Nadgodziny lub godziny niedoboru (oznaczone kolorem)

• Ostrzeżenia: Liczba otwartych naruszeń ArbZG

• Dni nieobecności: Zatwierdzone dni nieobecności w miesiącu

#Szczegółowy widok na pracownika

Kliknięcie na pracownika otwiera widok szczegółowy z:

• Wpisy czasu pogrupowane według tygodnia kalendarzowego (dzień, data, przyjście, wyjście, czas trwania)

• Wpisy edytowalne (symbol ołówka) do korekt przez HR

• Zablokowane wpisy (symbol kłódki) nie mogą być już modyfikowane

• Wpisy skorygowane przez HR są oznaczone niebieską odznaką

• Ostrzeżenia ArbZG z datą, typem i przyciskiem potwierdzenia

#Blokowanie miesiąca

Za pomocą przycisku „Zablokuj miesiąc” wszystkie wpisy czasu pracy danego miesiąca mogą zostać ostatecznie zablokowane. Zablokowane wpisy i konta czasu pracy nie mogą być później modyfikowane.

#Zarządzanie wnioskami o nieobecność

W sekcji „Wnioski o nieobecność” menedżerowie HR mogą:

• Filtrować wszystkie złożone wnioski według statusu (Oczekujący, Zaakceptowany, Odrzucony, Wszystkie)

• Przeglądać szczegóły każdego wniosku (pracownik, rodzaj, okres, dni robocze, notatka)

• Akceptować lub odrzucać wnioski z opcjonalnym uzasadnieniem

W przypadku akceptacji lub odrzucenia wniosku, pracownicy składający wniosek automatycznie otrzymują powiadomienie.

#Modele czasu pracy (administracja)

Administratorzy mogą skonfigurować różne modele czasu pracy w panelu administracyjnym i przypisać je pracownikom.

#Parametry do ustawienia

#Zasady dotyczące przerw

Dla każdego modelu czasu pracy można zdefiniować indywidualne zasady dotyczące przerw. Przykład: „Po 360 minutach pracy wymagane jest co najmniej 30 minut przerwy”.

#Przypisanie do pracowników

Modele czasu pracy są przypisywane pracownikom z opcjonalnym okresem ważności. W ten sposób zmiany (np. przejście z pełnego etatu na niepełny) mogą być udokumentowane bez luk.

#Konfigurowanie rodzajów nieobecności

Administratorzy mogą dostosować dostępne rodzaje nieobecności:

• Nazwa: Nazwa wyświetlana (np. urlop, choroba, urlop okolicznościowy)

• Kolor: Kolorowe oznaczenie w podsumowaniu

• Płatne: Czy nieobecność jest traktowana jako płatne zwolnienie

• Wymaga zatwierdzenia: Czy menedżer HR musi zatwierdzić wniosek

• Potrącanie z urlopu: Czy dni są odejmowane z puli urlopowej

#Powiadomienia

Rejestracja czasu pracy generuje automatyczne powiadomienia w następujących przypadkach:

Powiadomienia pojawiają się jako powiadomienia na platformie. W zależności od konfiguracji mogą być również dostarczane jako powiadomienia push lub e-mail.