De tijdregistratie in Kibi Connect maakt digitale registratie van werktijden, pauzes en afwezigheden mogelijk. De module is volledig conform de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en de EU-arbeidstijdenrichtlijn. Overtredingen van wettelijke voorschriften worden automatisch gedetecteerd en gemeld.

#Stempelklok (In- en uitklokken)

In de navigatiebalk bevindt zich een kleine ronde knop. Deze fungeert als digitale stempelklok.

• Grijze stip: U bent momenteel niet ingeklokt. Tik erop om in te klokken.

• Groene, pulserende stip: U bent ingeklokt. Tik erop om details te bekijken of uit te klokken.

Na het inkokken toont een pop-up de starttijd, een lopende timer en de totale werktijd van vandaag. Met de rode knop kunt u op elk moment uitklokken.

#Dagoverzicht

De kaart "Vandaag" toont alle werkregistraties van de huidige dag:

• Starttijd en eindtijd van elke registratie met de bijbehorende duur

• Actieve registraties (nog ingeklokt) worden gemarkeerd met een groen badge

• De totale werktijd van de dag wordt rechtsboven weergegeven

• Pauzetijden worden apart aan het einde vermeld

#Weekoverzicht

Het weekoverzicht toont een overzicht van alle zeven dagen van de huidige kalenderweek. Met de pijltjestoetsen kunt u navigeren tussen weken.

Voor elke dag ziet u:

• De tijdsperiode (bijv. 08:00 - 17:30)

• De pauzeduur in minuten

• De totale werktijd

• Bij ArbZG-overtredingen verschijnt een gele waarschuwingsstip naast de werktijd

De dag van vandaag is kleurrijk gemarkeerd. Weekenddagen worden grijs weergegeven. Aan het einde van de week wordt de wekensom getoond.

#Tijdrekening (Behoort/Is/Saldo)

De tijdrekening toont de maandelijkse arbeidstijdenbalans:

• Behoort: De verwachte arbeidsuren in de huidige maand volgens het arbeidstijdenmodel

• Is: De daadwerkelijk gewerkte uren

• Saldo: Het verschil tussen behoort en is. Overuren worden groen weergegeven, tekorturen rood

• Jaarsaldo: Het geaccumuleerde saldo sinds het begin van het jaar

#Afwezigheden aanvragen

Via de kaart "Afwezigheid aanvragen" kunt u vakantie, ziekte of andere afwezigheden indienen.

#Aanvraag indienen

1. Klik op het "+"-symbool om het formulier te openen

2. Selecteer het type afwezigheid (bijv. vakantie, ziekte)

3. Voer de startdatum in. De einddatum wordt automatisch ingesteld op dezelfde datum

4. Pas indien nodig de einddatum aan. Het aantal werkdagen (exclusief weekenddagen) wordt automatisch berekend

5. Voeg optioneel een notitie toe

6. Klik op "Aanvraag indienen"

Na het verzenden wordt uw aanvraag doorgestuurd naar de afdeling Personeelszaken. U ontvangt een melding zodra de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.

#Mijn afwezigheden

Onder "Mijn afwezigheden" ziet u al uw eerdere aanvragen met de huidige status:

#Wettelijke eisen (ArbZG-conformiteit)

Kibi Connect controleert automatisch bij elke tijdsboeking of wordt voldaan aan de wettelijke eisen van de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en de EU-arbeidstijdenrichtlijn. Bij overtredingen worden waarschuwingen gegenereerd en worden de betrokken medewerkers en de afdeling Personeelszaken op de hoogte gesteld.

#Maximale dagelijkse arbeidstijd

Volgens ArbZG §3 mag de dagelijkse arbeidstijd op werkdagen niet meer dan 10 uur bedragen. Kibi Connect controleert dit automatisch voor elke werkdag en genereert een waarschuwing als de limiet wordt overschreden.

#Pauzeregelingen

Volgens ArbZG §4 gelden de volgende minimale pauzes:

De pauzetijd wordt automatisch berekend uit de gaten tussen opeenvolgende boekingen. Als de minimale waarden niet worden gehaald, verschijnt een waarschuwing.

#Rusttijd tussen werkdagen

Volgens ArbZG §5 moet er tussen het einde van een werkdag en het begin van de volgende werkdag minimaal 11 uur ononderbroken rusttijd zitten. Kibi Connect controleert dit over de dagen heen en waarschuwt bij onderschrijding.

#Wekelijkse maximale arbeidstijd

Volgens ArbZG §3 en de EU-arbeidstijdenrichtlijn mag de wekelijkse arbeidstijd (maandag tot zondag) niet meer dan 48 uur bedragen. Bij overschrijding wordt een waarschuwing gegenereerd.

#Wekelijkse minimale rusttijd

De EU-arbeidstijdenrichtlijn schrijft een aaneengesloten rusttijd van minimaal 35 uur per week voor. Kibi Connect berekent het langste ononderbroken rustblok binnen elke kalenderweek en waarschuwt als deze waarde wordt onderschreden.

#Overzicht van alle controles

#Voor personeelsverantwoordelijken (HR-managers)

HR-managers en systeembeheerders zien op de tijdregistratiepagina twee extra secties: het teamoverzicht en het afwezigheidsbeheer.

#Teamoverzicht

Het teamoverzicht toont alle medewerkers met de volgende informatie:

• Status vandaag: Actief (ingeklokt), Afwezig of niet actief

• Is-uren: Gewerkte uren in de geselecteerde maand

• Behoort-uren: Verwachte uren volgens het arbeidstijdenmodel

• Saldo: Over- of tekorturen (kleurrijk gemarkeerd)

• Waarschuwingen: Aantal open ArbZG-overtredingen

• Afwezigheidsdagen: Goedgekeurde afwezigheidsdagen in de maand

#Detailweergave per medewerker

Door op een medewerker te klikken, opent u een detailweergave met:

• Tijdregistraties gegroepeerd per kalenderweek (dag, datum, komen, gaan, duur)

• Bewerkbare registraties (potloodsymbool) voor correcties door HR

• Vergrendelde registraties (slotsymbool) kunnen niet meer worden gewijzigd

• Door HR gecorrigeerde registraties worden gemarkeerd met een blauw badge

• ArbZG-waarschuwingen met datum, type en bevestigingsknop

#Maand vergrendelen

Via de knop "Maand vergrendelen" kunnen alle tijdregistraties van een maand definitief worden vergrendeld. Vergrendelde registraties en tijdrekeningen kunnen daarna niet meer worden gewijzigd.

#Afwezigheidsaanvragen beheren

In het gedeelte "Afwezigheidsaanvragen" kunnen HR-managers:

• Alle ingediende aanvragen filteren op status (In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen, Alle)

• Details van elke aanvraag bekijken (medewerker, type, periode, werkdagen, notitie)

• Aanvragen met optionele toelichting goedkeuren of afwijzen

Bij goedkeuring of afwijzing ontvangen de aanvragende medewerkers automatisch een melding.

#Arbeidstijdenmodellen (Administratie)

Beheerders kunnen onder Beheer verschillende arbeidstijdenmodellen configureren en toewijzen aan medewerkers.

#Instelbare parameters

#Pauzeregels

Voor elk arbeidstijdenmodel kunnen individuele pauzeregels worden ingesteld. Voorbeeld: "Na 360 minuten werk zijn minimaal 30 minuten pauze vereist."

#Toewijzing aan medewerkers

Arbeidstijdenmodellen worden aan medewerkers toegewezen met een optionele geldigheidsperiode. Zo kunnen wijzigingen (bijv. overgang van voltijd naar deeltijd) naadloos worden gedocumenteerd.

#Afwezigheidstypen configureren

Beheerders kunnen de beschikbare afwezigheidstypen aanpassen:

• Naam: Weergavenaam (bijv. vakantie, ziekte, bijzonder verlof)

• Kleur: Kleurmarkering in het overzicht

• Betaald: Of de afwezigheid als betaald verlof geldt

• Goedkeuringsplichtig: Of een HR-manager de aanvraag moet bevestigen

• Vakantieaftrek: Of de dagen van het vakantiesaldo worden afgetrokken

#Meldingen

De tijdregistratie activeert in de volgende gevallen automatisch meldingen:

Meldingen verschijnen als platformmelding. Afhankelijk van de configuratie kunnen ze ook als pushmelding of e-mail worden bezorgd.