Sledenje časa v Kibi Connect omogoča digitalno beleženje delovnega časa, pauz in odsotnosti. Modul je v celoti v skladu z Zakonom o delovnem času (ArbZG) in Direktivo EU o delovnem času. Kršitve zakonskih predpisov se samodejno prepoznajo in prijavijo.

#Ura za potrditev (vpis in odjava)

V navigacijski vrstici se nahaja majhen okrogel gumb. Ta služi kot digitalna ura za potrditev.

• Siva pika: Trenutno niste vpisani. Dotaknite se je, da se vpišete.

• Zelena, pulzirajoča pika: Ste vpisani. Dotaknite se je, da vidite podrobnosti ali se odjavite.

Po vpisu prikaže pojavno okno začetni čas, tekoči števec in skupni delovni čas danes. S rdečim gumbom se lahko kadarkoli odjavite.

#Pregled dneva

Kartica "Danes" prikazuje vse delovne vnose trenutnega dne:

• Začetni in končni čas vsakega vnosa z ustreznim trajanjem

• Aktivni vnosi (še vedno vpisani) so označeni z zelenim oznakom

• Skupni delovni čas dneva je prikazan zgoraj desno

• Časi pauz so ločeno navedeni na koncu

#Pregled tedna

Pregled tedna prikazuje pregled vseh sedmih dni trenutnega koledarskega tedna. S puščicami lahko prehajate med tedni.

Za vsak dan vidite:

• Časovno obdobje (npr. 08:00 - 17:30)

• Trajanje pauz v minutah

• Skupni delovni čas

• V primeru kršitev ArbZG se prikaže rumena opozorilna pika poleg delovnega časa

Današnji dan je poudarjen z barvo. Vikendski dni so prikazani v sivi barvi. Na koncu tedna je prikazana vsota tedna.

#Časovni račun (obvezno/Dejansko/Saldo)

Časovni račun prikazuje mesečno bilanco delovnega časa:

• Obvezno: Pričakovane delovne ure v trenutnem mesecu glede na model delovnega časa

• Dejansko: Dejansko opravljene delovne ure

• Saldo: Razlika med obveznim in dejanskim. Prekomerne ure so zelene, manjkajoče ure rdeče

• Letni saldo: Kumulirani saldo od začetka leta

#Vložitev zahtevka za odsotnost

Preko kartice "Vložitev zahtevka za odsotnost" lahko vložite zahtevke za dopust, bolezni ali druge odsotnosti.

#Vložitev zahtevka

1. Kliknite na simbol "+", da odprete obrazec

2. Izberite vrsto odsotnosti (npr. dopust, bolezen)

3. Vnesite začetni datum. Končni datum se samodejno nastavi na isti datum

4. Po potrebi prilagodite končni datum. Število delovnih dni (brez vikendov) se samodejno izračuna

5. Po želji dodajte opombo

6. Kliknite na "Vložitev zahtevka"

Po pošiljanju bo vaš zahtevek posredovan oddelku za kadrovske zadeve. Prejeti boste obvestilo, ko bo zahtevek odobren ali zavrnjena.

#Moje odsotnosti

V "Mojih odsotnostih" vidite vse svoje prejšnje zahtevke z trenutnim statusom:

#Zakonske zahteve (skladnost z ArbZG)

Kibi Connect samodejno preverja pri vsaki rezervaciji časa, ali so upoštevane zakonske zahteve Zakona o delovnem času (ArbZG) in Direktive EU o delovnem času. V primeru kršitev se ustvarijo opozorila in se obveščajo prizadeti zaposleni ter oddelek za kadrovske zadeve.

#Maksimalni dnevni delovni čas

V skladu z ArbZG §3 dnevni delovni čas ne sme presegati 10 ur. Kibi Connect to samodejno preverja za vsak delovni dan in ustvari opozorilo, če je limit presežen.

#Pravila o pauzah

V skladu z ArbZG §4 veljajo naslednja minimalna pravila o pauzah:

Čas pauz se samodejno izračuna iz vrzel med zaporednimi rezervacijami. Če so minimalne vrednosti podprte, se prikaže opozorilo.

#Čas počitka med delovnimi dnevi

V skladu z ArbZG §5 mora biti med koncem enega delovnega dneva in začetkom naslednjega vsaj 11 ur nezmanjkanega časa počitka. Kibi Connect to preverja čez dneve in opozori v primeru podpada.

#Tedenska maksimalna delovna doba

V skladu z ArbZG §3 in Direktivo EU o delovnem času tedenska delovna doba ne sme presegati 48 ur (od ponedeljka do nedelje). V primeru presega se ustvari opozorilo.

#Tedenski minimalni čas počitka

Direktiva EU o delovnem času predpisuje nezmanjkan čas počitka vsaj 35 ur na teden. Kibi Connect izračuna najdaljši nezmanjkan blok počitka znotraj vsakega koledarskega tedna in opozori, če je ta vrednost podprta.

#Pregled vseh preverjanj

#Za kadrovske odgovorne (HR-Managerji)

HR-Managerji in sistemski administratorji vidijo na strani sledenja časa dva dodatna področja: pregled ekipe in upravljanje odsotnosti.

#Pregled ekipe

Pregled ekipe prikazuje vse zaposlene z naslednjimi informacijami:

• Status danes: Aktiven (vpisan), odsoten ali neaktiven

• Dejanske ure: Opravljene delovne ure v izbranem mesecu

• Obvezne ure: Pričakovane ure glede na model delovnega časa

• Saldo: Prekomerne ali manjkajoče ure (barvno označene)

• Opozorila: Število odprtih kršitev ArbZG

• Dnevi odsotnosti: Odobreni dnevi odsotnosti v mesecu

#Podrobni pregled na zaposlenega

Z klikom na zaposlenega se odpre podrobni pregled z:

• Vnosi časa, združeni po koledarskem tednu (dan, datum, prihod, odhod, trajanje)

• Uredivi vnosi (simbol svinčnika) za popravke s strani HR

• Zaklenjeni vnosi (simbol ključa) se ne morejo več spreminjati

• Vnosi, popravljeni s strani HR, so označeni z modro oznako

• Opozorila ArbZG z datumom, vrsto in gumbom za potrditev

#Zaklenitev meseca

Preko gumba "Zakleni mesec" lahko zaklenete vse vnose časa za določen mesec. Zaklenjeni vnosi in časovni računi se nato ne morejo več spreminjati.

#Upravljanje zahtevkov za odsotnost

V področju "Zahtevki za odsotnost" lahko HR-Managerji:

• Filtrirajo vse prejetih zahtevkov po statusu (V teku, Odobreno, Zavrnjeno, Vsi)

• Ogledajo podrobnosti vsakega zahtevka (zaposleni, vrsta, obdobje, delovni dni, opomba)

• Odobrijo ali zavrnejo zahtevke z opcijskim utemeljitvijo

V primeru odobritve ali zavrnitve zaposleni, ki so vložili zahtevek, samodejno prejemajo obvestilo.

#Modeli delovnega časa (uprava)

Administratorji lahko v upravljanju konfigurirajo različne modele delovnega časa in jih dodelijo zaposlenim.

#Nastavljivi parametri

#Pravila o pauzah

Za vsak model delovnega časa lahko shranite posamezna pravila o pauzah. Primer: "Po 360 minutah dela so potrebne vsaj 30 minut pauze."

#Dodelitev zaposlenim

Modeli delovnega časa se dodelijo zaposlenim z opcijskim veljavnostnim obdobjem. Tako je mogoče brezhibno dokumentirati spremembe (npr. prehod s polnega na delovni čas).

#Konfiguracija vrst odsotnosti

Administratorji lahko prilagodijo razpoložljive vrste odsotnosti:

• Ime: Prikazano ime (npr. dopust, bolezen, poseben dopust)

• Barva: Barvna označba v pregledih

• Plačano: Ali velja odsotnost kot plačano prostovoljno

• Potrebna odobritev: Ali mora HR-Manager potrditi zahtevek

• Odbitje od dopusta: Ali se dnevi odštejejo od dopustnega kontingenta

#Obvestila

Sledenje časa sproži v naslednjih primerih samodejna obvestila:

Obvestila se prikazujejo kot obvestila znotraj platforme. Odvisno od konfiguracije jih je mogoče dostaviti tudi kot potisna obvestila ali e-pošta.