A registo de tempo no Kibi Connect permite o registo digital de horários de trabalho, pausas e ausências. O módulo está totalmente em conformidade com a Lei do Tempo de Trabalho (ArbZG) e a Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho. Violações dos requisitos legais são detetadas e reportadas automaticamente.

#Relógio de ponto (Entrada e Saída)

Na barra de navegação, existe um botão redondo pequeno. Este serve como relógio de ponto digital.

• Ponto cinzento: Atualmente não está registada a entrada. Toque para registar a entrada.

• Ponto verde pulsante: Está registada a entrada. Toque para ver detalhes ou registar a saída.

Após registar a entrada, um popup mostra a hora de início, um temporizador em andamento e o tempo total de trabalho do dia. Através do botão vermelho, pode registar a saída a qualquer momento.

#Resumo diário

O cartão "Hoje" mostra todas as entradas de trabalho do dia atual:

• Hora de início e fim de cada entrada com a respetiva duração

• Entradas ativas (ainda com entrada registada) são marcadas com um selo verde

• O tempo total de trabalho do dia é exibido no canto superior direito

• Os tempos de pausa são listados separadamente no final

#Vista semanal

A vista semanal mostra um resumo de todos os sete dias da semana do calendário atual. Com as teclas de seta, pode navegar entre semanas.

Para cada dia, vê:

• O período (ex.: 08:00 - 17:30)

• A duração da pausa em minutos

• O tempo total de trabalho

• Em caso de violações da ArbZG, aparece um ponto de aviso amarelo ao lado do tempo de trabalho

O dia de hoje está realçado a cores. Os dias de fim de semana são exibidos esbatidos. No final da semana, é exibido o total semanal.

#Conta de tempo (Devido/Real/Saldo)

A conta de tempo mostra o balanço mensal de horas de trabalho:

• Devido: As horas de trabalho esperadas no mês atual de acordo com o modelo de horário de trabalho

• Real: As horas de trabalho realmente realizadas

• Saldo: A diferença entre o devido e o real. Horas extras são exibidas a verde, horas em falta a vermelho

• Saldo anual: O saldo acumulado desde o início do ano

#Solicitar ausências

Através do cartão "Solicitar ausência", pode submeter férias, doença ou outras ausências.

#Submeter pedido

1. Clique no símbolo "+" para abrir o formulário

2. Selecione o tipo de ausência (ex.: férias, doença)

3. Insira a data de início. A data de fim é automaticamente definida para a mesma data

4. Ajuste a data de fim, se necessário. O número de dias de trabalho (excluindo fins de semana) é calculado automaticamente

5. Adicione opcionalmente uma nota

6. Clique em "Submeter pedido"

Após o envio, o seu pedido é encaminhado para o departamento de recursos humanos. Receberá uma notificação assim que o pedido for aprovado ou recusado.

#Minhas ausências

Em "Minhas ausências", vê todos os seus pedidos anteriores com o estado atual:

#Requisitos legais (Conformidade com ArbZG)

O Kibi Connect verifica automaticamente, em cada registo de tempo, se os requisitos legais da Lei do Tempo de Trabalho (ArbZG) e da Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho estão a ser cumpridos. Em caso de violações, são gerados avisos e os colaboradores afetados, bem como o departamento de recursos humanos, são notificados.

#Tempo máximo diário de trabalho

De acordo com o ArbZG §3, o tempo de trabalho diário não pode exceder 10 horas. O Kibi Connect verifica automaticamente para cada dia de trabalho e gera um aviso se o limite for excedido.

#Regulamentos de pausas

De acordo com o ArbZG §4, aplicam-se as seguintes pausas mínimas:

O tempo de pausa é calculado automaticamente a partir dos intervalos entre registos consecutivos. Se os valores mínimos não forem cumpridos, aparece um aviso.

#Tempo de descanso entre dias de trabalho

De acordo com o ArbZG §5, deve haver pelo menos 11 horas de descanso ininterrupto entre o final de um dia de trabalho e o início do próximo. O Kibi Connect verifica isso entre dias e emite um aviso em caso de incumprimento.

#Tempo máximo semanal de trabalho

De acordo com o ArbZG §3 e a Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho, o tempo de trabalho semanal não pode exceder 48 horas (de segunda a domingo). Se for excedido, é gerado um aviso.

#Tempo mínimo de descanso semanal

A Diretiva Europeia do Tempo de Trabalho exige um período de descanso contínuo de pelo menos 35 horas por semana. O Kibi Connect calcula o bloco de descanso ininterrupto mais longo dentro de cada semana do calendário e emite um aviso se este valor não for cumprido.

#Resumo de todas as verificações

#Para responsáveis de RH (Gestores de RH)

Gestores de RH e administradores do sistema veem duas áreas adicionais na página de registo de tempo: a visão geral da equipa e a gestão de ausências.

#Visão geral da equipa

A visão geral da equipa mostra todos os colaboradores com as seguintes informações:

• Estado hoje: Ativo (entrada registada), Ausente ou não ativo

• Horas reais: Horas de trabalho realizadas no mês selecionado

• Horas devidas: Horas esperadas de acordo com o modelo de horário de trabalho

• Saldo: Horas extras ou em falta (marcadas a cores)

• Avisos: Número de violações abertas da ArbZG

• Dias de ausência: Dias de ausência aprovados no mês

#Vista detalhada por colaborador

Ao clicar num colaborador, abre-se uma vista detalhada com:

• Entradas de tempo agrupadas por semana do calendário (dia, data, entrada, saída, duração)

• Entradas editáveis (símbolo de caneta) para correções pelo RH

• Entradas bloqueadas (símbolo de cadeado) não podem mais ser alteradas

• Entradas corrigidas pelo RH são marcadas com um selo azul

• Avisos da ArbZG com data, tipo e botão de confirmação

#Bloquear mês

Através do botão "Bloquear mês", todas as entradas de tempo de um mês podem ser bloqueadas definitivamente. Entradas bloqueadas e contas de tempo não podem mais ser alteradas.

#Gerir pedidos de ausência

Na área "Pedidos de ausência", os gestores de RH podem:

• Filtrar todos os pedidos recebidos por estado (Pendente, Aprovado, Recusado, Todos)

• Ver detalhes de cada pedido (colaborador, tipo, período, dias de trabalho, nota)

• Aprovar ou recusar pedidos com justificação opcional

Ao aprovar ou recusar, os colaboradores que submeteram o pedido recebem automaticamente uma notificação.

#Modelos de horário de trabalho (Administração)

Os administradores podem configurar vários modelos de horário de trabalho em Administração e atribuí-los aos colaboradores.

#Parâmetros configuráveis

#Regras de pausas

Para cada modelo de horário de trabalho, podem ser definidas regras de pausas individuais. Exemplo: "Após 360 minutos de trabalho, são necessários pelo menos 30 minutos de pausa".

#Atribuição a colaboradores

Os modelos de horário de trabalho são atribuídos aos colaboradores com um período de validade opcional. Assim, as alterações (ex.: mudança de tempo integral para parcial) podem ser documentadas sem lacunas.

#Configurar tipos de ausência

Os administradores podem ajustar os tipos de ausência disponíveis:

• Nome: Nome de exibição (ex.: Férias, Doença, Licença especial)

• Cor: Identificação colorida na visão geral

• Remunerado: Se a ausência é considerada como licença remunerada

• Sujeito a aprovação: Se um gestor de RH deve confirmar o pedido

• Desconto em férias: Se os dias são descontados do saldos de férias

#Notificações

O registo de tempo gera notificações automáticas nos seguintes casos:

As notificações aparecem como notificações na plataforma. Dependendo da configuração, também podem ser entregues como notificação push ou e-mail.