La registrazione delle ore in Kibi Connect consente la registrazione digitale degli orari di lavoro, delle pause e delle assenze. Il modulo è completamente conforme alla legge sull'orario di lavoro (ArbZG) e alla direttiva europea sull'orario di lavoro. Le violazioni dei requisiti legali vengono rilevate e segnalate automaticamente.

#Timbratrice (entrata e uscita)

Nella barra di navigazione è presente un piccolo pulsante rotondo. Questo funge da timbratrice digitale.

• Punto grigio: Attualmente non sei timbrato. Toccalo per timbrare l'entrata.

• Punto verde pulsante: Sei timbrato. Toccalo per vedere i dettagli o timbrare l'uscita.

Dopo aver timbrato l'entrata, un popup mostra l'orario di inizio, un timer in corso e il totale delle ore lavorative della giornata. Tramite il pulsante rosso puoi timbrare l'uscita in qualsiasi momento.

#Panoramica giornaliera

La scheda "Oggi" mostra tutte le registrazioni di lavoro del giorno corrente:

• Orario di inizio e fine di ogni registrazione con la rispettiva durata

• Le registrazioni attive (ancora timbrate) sono contrassegnate con un badge verde

• Il totale delle ore lavorative del giorno viene visualizzato in alto a destra

• I tempi di pausa vengono elencati separatamente alla fine

#Visualizzazione settimanale

La visualizzazione settimanale mostra una panoramica di tutti e sette i giorni della settimana corrente del calendario. Con i tasti freccia puoi navigare tra le settimane.

Per ogni giorno vedi:

• Il periodo (ad esempio 08:00 - 17:30)

• La durata delle pause in minuti

• Il totale delle ore lavorative

• In caso di violazioni dell'ArbZG, appare un punto di avvertenza giallo accanto all'orario di lavoro

Il giorno odierno è evidenziato a colori. I giorni festivi sono visualizzati in grigio. Alla fine della settimana viene mostrato il totale settimanale.

#Conto ore (dovuto/effettivo/saldo)

Il conto ore mostra il bilancio mensile delle ore lavorative:

• Dovuto: Le ore di lavoro attese secondo il modello di orario di lavoro nel mese corrente

• Effettivo: Le ore di lavoro effettivamente svolte

• Saldo: La differenza tra dovuto e effettivo. Le ore straordinarie sono visualizzate in verde, le ore mancanti in rosso

• Saldo annuale: Il saldo cumulato dall'inizio dell'anno

#Richiedere assenze

Attraverso la scheda "Richiedi assenza" puoi inviare richieste per ferie, malattia o altre assenze.

#Presentare una richiesta

1. Fai clic sul simbolo "+" per aprire il modulo

2. Seleziona il tipo di assenza (ad esempio ferie, malattia)

3. Inserisci la data di inizio. La data di fine viene automaticamente impostata sulla stessa data

4. Se necessario, modifica la data di fine. Il numero di giorni lavorativi (esclusi i fine settimana) viene calcolato automaticamente

5. Aggiungi opzionalmente una nota

6. Fai clic su "Presentare richiesta"

Dopo l'invio, la tua richiesta viene inoltrata al dipartimento delle risorse umane. Riceverai una notifica non appena la richiesta verrà approvata o rifiutata.

#Le mie assenze

In "Le mie assenze" puoi vedere tutte le tue richieste precedenti con lo stato attuale:

#Requisiti legali (conformità ArbZG)

Kibi Connect verifica automaticamente, per ogni registrazione delle ore, se vengono rispettati i requisiti legali della legge sull'orario di lavoro (ArbZG) e della direttiva europea sull'orario di lavoro. In caso di violazioni, vengono generate avvertenze e i dipendenti interessati nonché il dipartimento delle risorse umane vengono notificati.

#Orario massimo giornaliero di lavoro

Ai sensi dell'ArbZG §3, l'orario di lavoro giornaliero non deve superare le 10 ore. Kibi Connect verifica automaticamente questo per ogni giorno lavorativo e genera un'avvertenza se il limite viene superato.

#Regolamentazione delle pause

Ai sensi dell'ArbZG §4, si applicano le seguenti pause minime:

Il tempo di pausa viene calcolato automaticamente dagli intervalli tra registrazioni consecutive. Se i valori minimi non vengono rispettati, appare un'avvertenza.

#Tempo di riposo tra giorni lavorativi

Ai sensi dell'ArbZG §5, tra la fine di un giorno lavorativo e l'inizio del successivo devono intercorrere almeno 11 ore di riposo ininterrotto. Kibi Connect verifica questo a cavallo dei giorni e avvisa in caso di superamento.

#Orario massimo settimanale di lavoro

Ai sensi dell'ArbZG §3 e della direttiva europea sull'orario di lavoro, l'orario di lavoro settimanale non deve superare le 48 ore (dal lunedì alla domenica). In caso di superamento viene generata un'avvertenza.

#Tempo minimo di riposo settimanale

La direttiva europea sull'orario di lavoro prescrive un periodo di riposo continuo di almeno 35 ore a settimana. Kibi Connect calcola il blocco di riposo più lungo all'interno di ogni settimana di calendario e avvisa se questo valore non viene rispettato.

#Panoramica di tutti i controlli

#Per i responsabili del personale (HR Manager)

Gli HR Manager e gli amministratori di sistema vedono due aree aggiuntive nella pagina di registrazione delle ore: la panoramica del team e la gestione delle assenze.

#Panoramica del team

La panoramica del team mostra tutti i dipendenti con le seguenti informazioni:

• Stato oggi: Attivo (timbrato), assente o non attivo

• Ore effettive: Ore lavorate nel mese selezionato

• Ore dovute: Ore attese secondo il modello di orario di lavoro

• Saldo: Ore straordinarie o in meno (contrassegnate a colori)

• Avvertenze: Numero di violazioni ArbZG aperte

• Giorni di assenza: Giorni di assenza approvati nel mese

#Vista dettagliata per dipendente

Cliccando su un dipendente si apre una vista dettagliata con:

• Registrazioni delle ore raggruppate per settimana di calendario (giorno, data, entrata, uscita, durata)

• Voci modificabili (simbolo della penna) per le correzioni da parte delle risorse umane

• Voci bloccate (simbolo del lucchetto) non possono più essere modificate

• Le voci corrette dalle risorse umane sono contrassegnate con un badge blu

• Avvertenze ArbZG con data, tipo e pulsante di conferma

#Bloccare il mese

Tramite il pulsante "Blocca mese" è possibile bloccare definitivamente tutte le registrazioni delle ore di un mese. Le voci bloccate e i conti ore non possono più essere modificati.

#Gestire le richieste di assenza

Nella sezione "Richieste di assenza", gli HR Manager possono:

• Filtrare tutte le richieste ricevute per stato (in attesa, approvato, rifiutato, tutte)

• Visualizzare i dettagli di ogni richiesta (dipendente, tipo, periodo, giorni lavorativi, nota)

• Approvare o rifiutare le richieste con motivazione opzionale

In caso di approvazione o rifiuto, i dipendenti che hanno presentato la richiesta ricevono automaticamente una notifica.

#Modelli di orario di lavoro (amministrazione)

Gli amministratori possono configurare vari modelli di orario di lavoro nella sezione Amministrazione e assegnarli ai dipendenti.

#Parametri configurabili

#Regole delle pause

Per ogni modello di orario di lavoro è possibile impostare regole personalizzate per le pause. Esempio: "Dopo 360 minuti di lavoro sono necessari almeno 30 minuti di pausa".

#Assegnazione ai dipendenti

I modelli di orario di lavoro vengono assegnati ai dipendenti con un eventuale periodo di validità. In questo modo, le modifiche (ad esempio il passaggio da full-time a part-time) possono essere documentate senza interruzioni.

#Configurare i tipi di assenza

Gli amministratori possono personalizzare i tipi di assenza disponibili:

• Nome: Nome visualizzato (ad esempio ferie, malattia, permesso speciale)

• Colore: Contrassegno colorato nella panoramica

• Retribuito: Se l'assenza è considerata come permesso retribuito

• Richiede approvazione: Se un HR Manager deve confermare la richiesta

• Detrazione dalle ferie: Se i giorni vengono detratti dal monte ferie

#Notifiche

La registrazione delle ore genera notifiche automatiche nei seguenti casi:

Le notifiche appaiono come notifiche all'interno della piattaforma. A seconda della configurazione, possono essere recapitate anche come notifiche push o e-mail.