Mit dem Kalender-Sync verbindest du den Kibi-Kalender mit deinem Google Workspace oder Microsoft 365. Termine, Abwesenheiten und Raum-Buchungen werden automatisch abgeglichen – in beide Richtungen, voll easy.
Persönliche Termine verbinden: Termine aus deinem Google- oder Outlook-Kalender tauchen automatisch in Kibi auf und umgekehrt.
Doppelbuchungen vermeiden: Da beide Kalender immer up to date sind, sehen deine Kolleg:innen direkt, wann du verfügbar bist.
Räume und Fahrzeuge koppeln: Resource-Kalender deiner Org (Konferenzräume, Autos) lassen sich direkt mit Kibi verbinden. Buchungen aus Kibi erscheinen da automatisch – und umgekehrt.
Flexible Datenschutz-Einstellung: Jede:r wählt selbst, ob externe Kalender den vollen Termin-Content oder nur die Verfügbarkeit sehen.
Du nutzt Google Workspace oder Microsoft 365.
Du hast Admin-Rechte bei deinem Anbieter für die einmalige Einrichtung in Kibi.
Der Kalender-Sync muss als Modul in Kibi für deine Org aktiviert sein.
Für Kibi-Admins: Die Freischaltung machst du einmalig unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Installieren. Nach der Installation gehst du in den Tab Konfiguration und trägst dort die Zugangsdaten deines Anbieters ein. Mitarbeitende können ihren Kalender erst verbinden, wenn die Einrichtung durch ist.
Ausblick: Wir arbeiten an einer zentralen Kibi-Connect-App im Google Workspace Marketplace und Microsoft AppSource. Sobald die Verifizierung durch ist (voraussichtlich in 2–3 Monaten), reicht für die Einrichtung ein Klick im Marketplace – keine manuelle Eingabe von Client-ID und Secret mehr. Die hier beschriebene Variante bleibt für Kunden mit besonderen Compliance-Anforderungen verfügbar.
Es gibt zwei Modelle, wie Mitarbeitende ihre Kalender mit Kibi verbinden:
Jede:r verbindet ihren eigenen Kalender selbst über ihr Profil. Dauert nur wenige Klicks und braucht keine IT-Hilfe.
Die Zuordnung zwischen Kibi-Konto und Google- bzw. Microsoft-Konto läuft über die E-Mail-Adresse. Der Anbieter checkt die Person mit der Geschäfts-E-Mail – die muss mit der in Kibi hinterlegten übereinstimmen.
Als Admin aktivierst du einmalig den Zugriff für deine ganze Org (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle Mitarbeitenden werden danach automatisch über ihre E-Mail-Adresse den Provider-Konten zugeordnet – ohne dass Einzelpersonen was tun müssen. Jede:r kann sich jederzeit über ihr Profil wieder abmelden.
Kriterium |
Pro Mitarbeitende |
Zentral (orgweit) |
|---|---|---|
Einrichtungsaufwand |
Jede:r einmalig selbst |
Admin einmalig – danach auto für alle |
Kontrollmöglichkeit |
Jede:r entscheidet selbst |
Org steuert den Zugriff zentral |
Geeignet für |
Kleine Teams, freiwillige Nutzung |
Größere Orgs, einheitlicher Rollout |
Abmelden möglich? |
Ja, jederzeit über Profil |
Ja, jederzeit über Profil |
Für diesen Schritt brauchst du Admin-Rechte in Google Workspace und in Kibi.
Gehe zur Google Cloud Console und leg einmalig eine Verbindung an. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Google Cloud Console findest du in der offiziellen Google-Doku:
Google Cloud Console — OAuth 2.0 einrichten
Zusammenfassung der notwendigen Schritte:
Öffne die Google Cloud Console.
Leg ein neues Projekt an oder wähl ein bestehendes aus.
Aktiviere die Google Calendar API für das Projekt.
Erstell OAuth 2.0-Zugangsdaten (Typ: Webanwendung) und trag die Weiterleitungsadresse ein, die dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.
Kopier Client-ID und Client-Geheimnis und trag beides in Kibi ein.
Klick auf Verbindung prüfen – Kibi bestätigt, ob die Verbindung klappt.
Wenn alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden sollen, aktivier die domainweite Freigabe:
Erstell in der Google Cloud Console ein Service-Konto und lade den Zugriffsschlüssel runter.
Aktiviere in den Google Workspace Admin-Einstellungen unter Sicherheit → API-Steuerung → Domainweite Delegation die Berechtigung für das Service-Konto.
Lade den Zugriffsschlüssel in Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration hoch.
Die genauen Pfade in der Google Admin-Konsole können sich mit Updates ändern. Aktuelle Anleitungen findest du in der Google Workspace-Doku.
Für diesen Schritt brauchst du Admin-Rechte in deinem Microsoft 365-Tenant und in Kibi.
Registrier Kibi als Anwendung in deinem Azure-Portal:
Öffne das Microsoft Entra-Portal und navigier zu App-Registrierungen.
Klick auf Neue Registrierung und vergib einen Namen (z. B. Kibi Kalender).
Trag die Weiterleitungsadresse ein, die dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.
Vergeb unter API-Berechtigungen die Berechtigungen Calendars.ReadWrite und User.Read (Delegiert).
Erstell unter Zertifikate & Geheimnisse ein neues Client-Geheimnis.
Kopier Anwendungs-ID, Verzeichnis-ID (Tenant-ID) und das Client-Geheimnis und trag alles in Kibi ein.
Klick auf Verbindung prüfen.
Damit alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden, musst du als Admin die Zustimmung für die ganze Org erteilen:
Vergeb zusätzlich die Berechtigung Calendars.ReadWrite (Anwendung) und klick auf Admin-Zustimmung erteilen.
Alternativ öffnest du die Zustimmungs-URL, die dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt, in einem Browser, in dem du als Microsoft-Tenant-Admin eingeloggt bist.
Aktuelle Anleitungen zur App-Registrierung findest du in der Microsoft-Doku.
Sobald dein Admin die Einrichtung abgeschlossen hat, verbindest du deinen persönlichen Kalender in wenigen Schritten:
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Klick auf Verbinden und wähl deinen Anbieter (Google oder Microsoft).
Du wirst zur Anmeldeseite deines Anbieters weitergeleitet. Logg dich mit deiner Geschäfts-E-Mail ein und erteil die Zugriffsberechtigung.
Kibi bestätigt die erfolgreiche Verbindung. Deine Termine werden ab sofort automatisch abgeglichen.
Du steuerst selbst, welche Termine synchronisiert werden:
Persönliche Termine: Termine, die du direkt in Google Kalender oder Outlook anlegst.
Einladungen aus Kibi: Besprechungen und Termine, zu denen du in Kibi eingeladen wurdest.
Abwesenheiten: Urlaub und sonstige Abwesenheiten aus Kibi.
Fahrzeug-Buchungen: Reservierungen von Fahrzeugen über Kibi.
Jede Kategorie lässt sich einzeln an- oder ausschalten. Die Einstellungen findest du unter Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Du wählst, wie viele Details bei der Synchronisation übertragen werden. Die Einstellung wirkt in beide Richtungen:
Einstellung |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Volle Details |
Titel, Beschreibung und alle Inhalte werden übertragen |
Titel, Beschreibung und alle Inhalte erscheinen in Kibi |
Nur Verfügbarkeit anzeigen |
Nur „Beschäftigt“ – kein Titel, keine Beschreibung |
Nur „Beschäftigt“ – kein Titel, keine Beschreibung sichtbar |
Die Datenschutz-Einstellung wirkt in beide Richtungen: Termine aus Kibi erscheinen extern nur als „Beschäftigt“, und externe Termine erscheinen in Kibi ebenfalls ohne Titel, Beschreibung oder Ort. Praktisch z. B. für Chef-Termine, die in Google vertraulich sind und in Kibi nur als Verfügbarkeits-Block erscheinen sollen. Du kannst deine Datenschutz-Einstellung jederzeit über Mein Profil → Externer Kalender ändern.
Resource-Kalender deiner Org (Konferenzräume, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi koppeln. Dadurch sind Buchungen aus beiden Systemen immer sichtbar – ohne manuelle Pflege.
Gehe in Kibi unter Administration → Räume & Fahrzeuge (unter „Inhalt“ im Admin-Menü):
Leg eine neue Resource an oder öffne eine bestehende.
Wähl unter Externer Kalender den passenden Kalender aus der Liste der verfügbaren Resource-Kalender deiner Org.
Speicher. Buchungen aus Kibi erscheinen ab sofort im externen Kalender und umgekehrt.
Die Liste der verfügbaren Resource-Kalender wird automatisch aus deinem Google Workspace oder Microsoft 365 geladen, sobald die Verbindung steht.
Deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Beim Trennen der Verbindung werden die Zugriffsberechtigungen bei deinem Anbieter automatisch widerrufen.
Bereits synchronisierte Termine bleiben in Kibi erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert.
Die Datenverarbeitung läuft ausschließlich in der EU. Kibi ist DSGVO-konform.
Meine Verbindung ist abgelaufen – was tun?
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten und klick auf Neu verbinden. Du wirst erneut zur Anmeldeseite deines Anbieters weitergeleitet. Nach der Anmeldung läuft die Synchronisation automatisch weiter.
Wie unterscheidet sich der Datenschutz-Modus?
Volle Details: Beide Richtungen übertragen Titel, Beschreibung und alle Inhalte der Termine. Kibi-Termine sind im externen Kalender vollständig sichtbar, und externe Termine erscheinen in Kibi mit allen Details.
Nur Verfügbarkeit: In beide Richtungen wird nur übermittelt, dass der Zeitraum belegt ist – ohne Titel, Beschreibung oder Ort. So bleiben vertrauliche Termine auf beiden Seiten geschützt.
Wie trenne ich die Verbindung?
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten und klick auf Verbindung trennen. Die Zugriffsberechtigungen bei deinem Anbieter werden automatisch widerrufen.
Was passiert mit Terminen, die ich in Google Kalender oder Outlook lösche?
Termine, die du in deinem externen Kalender löschst, werden automatisch auch in Kibi entfernt. Das gilt in beide Richtungen: Termine, die du in Kibi löschst, verschwinden auch aus deinem externen Kalender.
Kann ich gleichzeitig Google und Microsoft verbinden?
Ja. Du kannst beide Anbieter gleichzeitig verbinden. Kibi synchronisiert dann Termine mit beiden externen Kalendern. Die Datenschutz-Einstellung gilt jeweils separat pro Verbindung.
Was passiert, wenn ich meinen externen Kalender wechsle oder mein Konto lösche?
Wenn dein externes Konto gelöscht wird oder die Berechtigungen widerrufen werden, stoppt Kibi die Synchronisation automatisch und benachrichtigt dich. Bereits synchronisierte Termine bleiben erhalten. Du kannst jederzeit eine neue Verbindung anlegen.
Welche E-Mail-Adresse muss ich beim Verbinden verwenden?
Bitte nutz beim Verbinden dieselbe Geschäfts-E-Mail-Adresse, die in deinem Kibi-Profil hinterlegt ist. Kibi ordnet dein Kibi-Konto und dein Google- bzw. Microsoft-Konto anhand dieser E-Mail zu. Bei Abweichungen klappt die Verbindung nicht.