Помоћу синхронизације календара повежите Kibi календар са својим постојећим Google Workspace или Microsoft 365. Термини, одсуства и резервације просторија аутоматски се усклађују — у оба смера.
Повезивање личних термина: Термини из вашег Google или Outlook календара аутоматски се појављују у Kibi и обрнуто.
Избегавање двоструких резервација: Пошто су оба календара увек усклађена, ваши запослени одмах виде када је неко доступан.
Повезивање просторија и возила: Ресурсни календари ваше организације (конференцијске просторије, возила) могу се директно повезати са Kibi. Резервације из Kibi аутоматски се појављују тамо — и обрнуто.
Флексибна подешавања приватности: Свака особа бира да ли екстерни календари виде пуни садржај термина или само доступност.
Користите Google Workspace или Microsoft 365.
Имате администраторска права код свог провајдера за једнократну конфигурацију у Kibi.
Модул за синхронизацију календара мора бити активиран у Kibi за вашу организацију.
За Kibi администраторе: Активација се врши једном под Администрација → Модули → Синхронизација календара → Инсталирај. После инсталације пређите на картицу Конфигурација и унесите тамо приступне податке свог провајдера. Запослени могу повезати свој календар тек када је конфигурација завршена.
Изглед у будућности: Припремамо централну Kibi-Connect апликацију у Google Workspace Marketplace и Microsoft AppSource. Чим провајдери заврше верификацију (вероватно за 2–3 месеца), за конфигурацију ће бити довољан један клик у Marketplace — ручно уношење Client-ID и Secret више неће бити неопходно. Овде описана варијанта остаће доступна за клијенте са посебним захтевима за усклађеношћу.
Постоје два модела за повезивање календара запослених са Kibi:
Свака особа самостално повезује свој календар преко свог профила. То траје неколико кликова и не захтева ИТ подршку.
Повезивање између Kibi налога и Google односно Microsoft налога врши се преко е-маил адресе. Провајдер аутентификује особу помоћу пословне е-маил адресе — она мора да одговара адреси унетој у Kibi.
Као администратор једном активирате приступ за целу организацију (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Сви запослени се након тога аутоматски повезују са одговарајућим провајдер налозима преко своје е-маил адресе — без потребе за појединачним акцијама. Свака особа може се у било ком тренутку одјавити преко свог профила.
Критеријум |
По запосленом |
Централно (организационо) |
|---|---|---|
Напори за конфигурацију |
Свака особа једном самостално |
Администратор једном — након тога аутоматски за све |
Могућности контроле |
Свака особа одлучује самостално |
Организација централно контролише приступ |
Погодно за |
Мали тимови, добровољна употреба |
Веће организације, униформан увод |
Могуће одјављивање? |
Да, у било ком тренутку преко профила |
Да, у било ком тренутку преко профила |
За овај корак су неопходна администраторска права у Google Workspace и Kibi.
Идите на Google Cloud Console и једном креирајте везу. Корак по корак упутство за Google Cloud Console можете наћи у званичној Google документацији:
Google Cloud Console — Конфигурација OAuth 2.0
Резиме неопходних корака:
Отворите Google Cloud Console.
Креирајте нови пројекат или изаберите постојећи.
Активирајте Google Calendar API за пројекат.
Креирајте OAuth 2.0 приступне податке (тип: веб апликација) и унесите адресу за преусмеравање коју вам Kibi приказује под Администрација → Модули → Синхронизација календара → Конфигурација.
Копирајте Client-ID и Client-Geheimnis и унесите оба у Kibi.
Кликните на Провери везу — Kibi потврђује да ли је веза успјешна.
Ако желите да сви запослени буду аутоматски повезани, активирајте дељење на нивоу домена:
Креирајте сервис налог у Google Cloud Console и преузмите кључ за приступ.
Активирајте у Google Workspace Admin подешавањима под Безбједност → Контрола API → Делегација на нивоу домена дозволу за сервис налог.
Учитајте кључ за приступ у Kibi под Администрација → Модули → Синхронизација календара → Конфигурација.
Тачне путање у Google Admin конзоли могу се мијењати са ажурирањима Google-a. Актуелна упутства можете наћи у Google Workspace документацији.
За овај корак су неопходна администраторска права у вашем Microsoft 365 tenant-у и Kibi.
Региструјте Kibi као апликацију у вашем Azure порталу:
Отворите Microsoft Entra портал и идите на App регистрације.
Кликните на Nova регистрација и доделите име (нпр. Kibi Календар).
Унесите адресу за преусмеравање коју вам Kibi приказује под Администрација → Модули → Синхронизација календара → Конфигурација.
Под API дозволе доделите дозволе Calendars.ReadWrite и User.Read (Делегирано).
Креирајте ново Client-Geheimnis под Сертификати & тајне.
Копирајте ID апликације, ID директоријума (Tenant-ID) и Client-Geheimnis и унесите све у Kibi.
Кликните на Провери везу.
Да би сви запослени били аутоматски повезани, као администратор морате дати сагласност за цијелу организацију:
Доделите додатно дозволу Calendars.ReadWrite (Апликација) и кликните на Дај администраторску сагласност.
Алтернативно, отворите URL за сагласност коју вам Kibi приказује под Администрација → Модули → Синхронизација календара → Конфигурација у прегледачу у којем сте пријављени као Microsoft tenant администратор.
Актуелна упутства за регистрацију апликације можете наћи у Microsoft документацији.
Чим ваш администратор заврши конфигурацију, повежите свој лични календар у неколико корака:
Отворите Мој профил → Екстерни календар → Управљање повезаним календарима.
Кликните на Повежи и изаберите свог провајдера (Google или Microsoft).
Бићете преусмерени на страницу за пријаву свог провајдера. Пријавите се са својом пословном е-маил адресом и дајте дозволу за приступ.
Kibi потврђује успјешно повезивање. Ваши термини ће од сада бити аутоматски усклађени.
Сами контролишете који термини се синхронизују:
Лични термини: Термини које директно креирате у Google Календару или Outlook-у.
Позиви из Kibi: Састанци и термини за које сте позивани у Kibi.
Одсуства: Годишњи одмор и друга одсуства из Kibi.
Резервације возила: Резервације возила преко Kibi.
Сваку категорију можете појединачно укључити или искључити. Подешавања можете наћи под Мој профил → Екстерни календар → Управљање повезаним календарима.
Бирате колико детаља ће бити пренето током синхронизације. Подешавање важи у оба смера:
Подешавање |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Пуни детаљи |
Наслов, опис и сви садржаји се преносе |
Наслов, опис и сви садржаји се појављују у Kibi |
Прикажи само доступност |
Само „Заузет“ — без наслова, без описа |
Само „Заузет“ — без видљивог наслова, описа или локације |
Подешавање приватности важи у оба смера: Термини из Kibi се у екстерним календарима појављују само као „Заузет“, а екстерни термини се у Kibi такође појављују без наслова, описа или локације. Практично, на пример, за термине директора који су у Google-у поверљиви, а у Kibi се требају појављивати само као блок доступности. Своја подешавања приватности можете у било ком тренутку променити преко Мој профил → Екстерни календар.
Ресурсни календари ваше организације (конференцијске просторије, возила) могу се директно повезати са Kibi. Тако су резервације из оба система увек видљиве — без ручног одржавања.
У Kibi идите на Администрација → Просторије & возила (под „Садржај“ у администраторском менију):
Креирајте нови ресурс или отворите постојећи.
Под Екстерни календар изаберите одговарајући календар из листе доступних ресурсних календара ваше организације.
Сачувајте. Резервације из Kibi ће се од сада појављивати у екстерном календару и обрнуто.
Листа доступних ресурсних календара аутоматски се учитава из вашег Google Workspace или Microsoft 365 чим је веза успостављена.
Ваши приступни подаци се чувају шифровано и не преносе се трећим странама.
При прекиду везе, дозволе за приступ код вашег провајдера се аутоматски опозивају.
Већ синхронизовани термини остају сачувани у Kibi, али се више не ажурирају.
Обрада података се обавља искључиво у ЕУ. Kibi је усклађен са GDPR.
Мој веза је истекла — шта да радим?
Отворите Мој профил → Екстерни календар → Управљање повезаним календарима и кликните на Поново повежи. Бићете поново преусмерени на страницу за пријаву свог провајдера. После пријаве, синхронизација ће се аутоматски наставити.
Како се разликује режим заштите приватности?
Пуни детаљи: У оба смера се преносе наслов, опис и сви садржаји термина. Kibi термини су у екстерном календару потпуно видљиви, а екстерни термини се у Kibi појављују са свим детаљима.
Само доступност: У оба смера се преноси само да је период заузет — без наслова, описа или локације. Тако поверљиви термини остају заштићени на обе стране.
Како да прекинем везу?
Отворите Мој профил → Екстерни календар → Управљање повезаним календарима и кликните на Прекини везу. Дозволе за приступ код вашег провајдера ће бити аутоматски опозване.
Шта се дешава са терминима које обришем у Google Календару или Outlook-у?
Термини које обришете у свом екстерном календару аутоматски ће бити уклоњени и из Kibi. То важи у оба смера: термини које обришете у Kibi нестају и из вашег екстерног календара.
Да ли могу истовремено повезати Google и Microsoft?
Да. Можете истовремено повезати оба провајдера. Kibi ће тада синхронизовати термине са оба екстерна календара. Подешавања приватности важе одвојено за сваку везу.
Шта се дешава ако променим свој екстерни календар или обришем свој налог?
Ако ваш екстерни налог буде обрисан или дозволе опозване, Kibi аутоматски зауставља синхронизацију и обавештава вас. Већ синхронизовани термини остају сачувани. Можете у било ком тренутку креирати нову везу.
Коју е-маил адресу треба да користим при повезивању?
Молимо вас да при повезивању користите исту пословну е-маил адресу која је унета у вашем Kibi профилу. Kibi повезује ваш Kibi налог и ваш Google односно Microsoft налог на основу ове е-маил адресе. У случају неслагања, веза не може бити успостављена.