За допомогою синхронізації календаря ви можете з’єднати календар Kibi зі своїм існуючим Google Workspace або Microsoft 365. Заходи, відсутності та бронювання приміщень автоматично синхронізуються в обох напрямках.
З’єднання особистих зустрічей: Події з вашого Google- або Outlook-календаря автоматично з’являються в Kibi, і навпаки.
Уникнення подвійного бронювання: Оскільки обидва календарі завжди актуальні, ваші співробітники відразу бачать, коли хтось доступний.
Зв’язування приміщень і транспортних засобів: Ресурсні календарі вашої організації (конференц-зали, автомобілі) можна безпосередньо з’єднати з Kibi. Бронювання з Kibi автоматично з’являються там, і навпаки.
Гнудкі налаштування конфіденційності: Кожна особа може самостійно вибрати, чи бачитимуть зовнішні календарі повний зміст подій чи лише доступність.
Ви користуєтеся Google Workspace або Microsoft 365.
У вас є права адміністратора у вашого провайдера для одноразового налаштування в Kibi.
Модуль синхронізації календаря має бути активований у Kibi для вашої організації.
Для адміністраторів Kibi: Активація здійснюється одноразово за шляхом Адміністрування → Модулі → Синхронізація календаря → Встановити. Після встановлення перейдіть на вкладку Конфігурація і введіть там облікові дані свого провайдера. Співробітники зможуть з’єднати свої календарі лише після завершення налаштування.
Перспективи: Ми готуємо централізований додаток Kibi Connect у Google Workspace Marketplace та Microsoft AppSource. Як тільки провайдери завершать перевірку (орієнтовно через 2–3 місяці), для налаштування знадобиться лише один клік у Marketplace — введення Client-ID і Secret більше не буде потрібно. Описаний тут варіант залишиться доступним для клієнтів із особливими вимогами до дотримання норм.
Існують два способи, як співробітники можуть з’єднати свої календарі з Kibi:
Кожна особа самостійно з’єднує свій календар через свій профіль. Це займає кілька кліків і не вимагає підтримки IT-відділу.
Зв’язування між обліковим записом Kibi та обліковим записом Google або Microsoft здійснюється за електронною адресою. Провайдер автентифікує особу за допомогою службової електронної пошти — вона має збігатися з адресою, зазначеною в Kibi.
Як адміністратор, ви одноразово активуєте доступ для всієї організації (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Після цього всі співробітники автоматично зв’язуються з відповідними обліковими записами провайдера через електронну адресу — без будь-яких дій з боку окремих осіб. Кожна особа може в будь-який час самостійно від’єднатися через свій профіль.
Критерій |
Кожним співробітником |
Централізовано (для всієї організації) |
|---|---|---|
Витрати на налаштування |
Кожна особа один раз самостійно |
Адміністратор один раз — далі автоматично для всіх |
Можливості контролю |
Кожна особа вирішує самостійно |
Організація керує доступом централізовано |
Підходить для |
Малі команди, добровільне використання |
Великі організації, уніфіковане впровадження |
Можна від’єднатися? |
Так, у будь-який час через профіль |
Так, у будь-який час через профіль |
Для цього кроку потрібні права адміністратора в Google Workspace і в Kibi.
Перейдіть до Google Cloud Console і один раз створіть з’єднання. Крок за кроком інструкцію щодо Google Cloud Console можна знайти в офіційній документації Google:
Google Cloud Console — налаштування OAuth 2.0
Резюме необхідних кроків:
Відкрийте Google Cloud Console.
Створіть новий проект або виберіть існуючий.
Активуйте Google Calendar API для проекту.
Створіть облікові дані OAuth 2.0 (тип: веб-додаток) і введіть адресу перенаправлення, яку Kibi показує у Адміністрування → Модулі → Синхронізація календаря → Конфігурація.
Скопіюйте Client-ID і Client-Secret і введіть їх у Kibi.
Натисніть «Перевірити з’єднання» — Kibi підтвердить, чи успішне з’єднання.
Якщо всі співробітники мають автоматично з’єднуватися, активуйте делегування на рівні домену:
Створіть у Google Cloud Console обліковий запис служби та завантажте ключ доступу.
У налаштуваннях адміністратора Google Workspace у розділі «Безпека → Керування API → Делегування на рівні домену» активуйте дозвіл для облікового запису служби.
Завантажте ключ доступу в Kibi за шляхом Адміністрування → Модулі → Синхронізація календаря → Конфігурація.
Точні шляхи в адмін-панелі Google можуть змінюватися після оновлень Google. Актуальні інструкції можна знайти в документації Google Workspace.
Для цього кроку потрібні права адміністратора у вашому Microsoft 365-орендаторі та в Kibi.
Зареєструйте Kibi як додаток у вашому Azure Portal:
Відкрийте Microsoft Entra Portal і перейдіть до «Реєстрація додатків».
Натисніть «Нова реєстрація» і призначте ім’я (наприклад, Kibi Календар).
Введіть адресу перенаправлення, яку Kibi показує у Адміністрування → Модулі → Синхронізація календаря → Конфігурація.
У розділі «Дозволи API» призначте дозволи Calendars.ReadWrite і User.Read (делеговані).
У розділі «Сертифікати та секрети» створіть новий клієнтський секрет.
Скопіюйте ID додатка, ID каталогу (ID орендатора) і клієнтський секрет, та введіть їх у Kibi.
Натисніть «Перевірити з’єднання».
Щоб усі співробітники автоматично з’єднувалися, вам як адміністратору потрібно надати згоду для всієї організації:
Додатково призначте дозвіл Calendars.ReadWrite (додаток) і натисніть «Надати згоду адміністратора».
Або відкрийте у браузері, де ви увійшли як адміністратор Microsoft-орендатора, URL-адресу згоди, яку Kibi показує у Адміністрування → Модулі → Синхронізація календаря → Конфігурація.
Актуальні інструкції щодо реєстрації додатків можна знайти в документації Microsoft.
Як тільки адміністратор завершить налаштування, ви можете з’єднати свій особистий календар за кілька кроків:
Відкрийте Мій профіль → Зовнішній календар → Керування з’єднаними календарями.
Натисніть «З’єднати» і виберіть свого провайдера (Google або Microsoft).
Вас буде перенаправлено на сторінку входу провайдера. Увійдіть за допомогою службової електронної пошти та надайте дозвіл на доступ.
Kibi підтвердить успішне з’єднання. Ваші події відтепер автоматично синхронізуватимуться.
Ви керуєте самостійно, які події синхронізуються:
Особисті події: Події, які ви створюєте безпосередньо в Google Календарі або Outlook.
Запрошення з Kibi: Наради та події, на які вас запрошено в Kibi.
Відсутності: Відпустки та інші відсутності з Kibi.
Бронювання транспортних засобів: Резервування транспортних засобів через Kibi.
Кожну категорію можна вмикати або вимикати окремо. Налаштування знаходяться за шляхом Мій профіль → Зовнішній календар → Керування з’єднаними календарями.
Ви обираєте, скільки деталей передаватиметься під час синхронізації. Налаштування діє в обох напрямках:
Налаштування |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Повні деталі |
Передаються назва, опис і весь зміст подій |
У Kibi з’являються назва, опис і весь зміст |
Показувати лише доступність |
Лише «Зайнято» — без назви та опису |
Лише «Зайнято» — без назви, опису чи місця |
Налаштування конфіденційності діє в обох напрямках: події з Kibi з’являтимуться зовні лише як «Зайнято», а зовнішні події в Kibi також з’являтимуться без назви, опису чи місця. Це зручно, наприклад, для ділових зустрічей, які в Google є конфіденційними, а в Kibi мають з’являтися лише як блок доступності. Ви можете змінити налаштування конфіденційності в будь-який час через Мій профіль → Зовнішній календар.
Ресурсні календарі вашої організації (конференц-зали, транспортні засоби) можна безпосередньо зв’язати з Kibi. Таким чином, бронювання з обох систем завжди будуть видимими — без ручного оновлення.
У Kibi перейдіть до Адміністрування → Приміщення та транспорт (у меню адміністратора в розділі «Зміст»):
Створіть новий ресурс або відкрийте існуючий.
У розділі «Зовнішній календар» виберіть відповідний календар зі списку доступних ресурсних календарів вашої організації.
Збережіть. Бронювання з Kibi відтепер з’являтимуться у зовнішньому календарі, і навпаки.
Список доступних ресурсних календарів автоматично завантажується з вашого Google Workspace або Microsoft 365, як тільки з’єднання буде налаштовано.
Ваші облікові дані зберігаються в зашифрованому вигляді і не передаються третім особам.
Під час роз’єднання з’єднання дозволи на доступ до вашого провайдера автоматично скасовуються.
Вже синхронізовані події залишаються в Kibi, але більше не оновлюються.
Обробка даних здійснюється виключно в ЄС. Kibi відповідає вимогам GDPR.
Мій з’єднання закінчився — що робити?
Відкрийте Мій профіль → Зовнішній календар → Керування з’єднаними календарями і натисніть «З’єднати знову». Вас буде перенаправлено на сторінку входу провайдера. Після входу синхронізація продовжиться автоматично.
Чим відрізняється режим конфіденційності?
Повні деталі: У обох напрямках передаються назва, опис і весь зміст подій. Події з Kibi повністю видимі у зовнішньому календарі, а зовнішні події з’являються в Kibi з усіма деталями.
Лише доступність: У обох напрямках передається лише те, що час зайнято — без назви, опису чи місця. Так конфіденційні події залишаються захищеними на обох сторонах.
Як роз’єднати з’єднання?
Відкрийте Мій профіль → Зовнішній календар → Керування з’єднаними календарями і натисніть «Роз’єднати». Дозволи на доступ до вашого провайдера буде автоматично скасовано.
Що відбувається з подіями, які я видаляю в Google Календарі або Outlook?
Події, які ви видаляєте у зовнішньому календарі, автоматично видалятимуться і в Kibi. Це працює в обох напрямках: події, які ви видаляєте в Kibi, зникають і з зовнішнього календаря.
Чи можна одночасно з’єднати Google і Microsoft?
Так. Ви можете одночасно з’єднати обох провайдерів. Kibi синхронізуватиме події з обома зовнішніми календарями. Налаштування конфіденційності діє окремо для кожного з’єднання.
Що відбувається, якщо я зміню свій зовнішній календар або видалю свій обліковий запис?
Якщо ваш зовнішній обліковий запис буде видалено або дозволи буде скасовано, Kibi автоматично зупинить синхронізацію та повідомить вас. Вже синхронізовані події залишаться. Ви можете в будь-який час створити нове з’єднання.
Яку електронну адресу потрібно використовувати під час з’єднання?
Будь ласка, використовуйте під час з’єднання ту саму службову електронну адресу, яка зазначена у вашому профілі Kibi. Kibi зв’язує ваш обліковий запис Kibi та обліковий запис Google або Microsoft за цією електронною адресою. У разі невідповідності з’єднання не може бути встановлено.