Mit de Kalender-Synchronisatie bindst du den Kibi-Kalender an dienen bestehnden Google Workspace oder Microsoft 365. Termine, Abwesenheiten un Raum-Booken warrt automatisch abgliechen – in beide Richtungen.
Persönliche Termine verbinden: Termine ut dienen Google- oder Outlook-Kalender kümmt automatisch in Kibi un umgekehrt.
Doppelbooken vermeiden: Weil beide Kalender immer op’n gleichen Stand sinn, seht diene Mitarbeitenden direkt, wenn een verfügbar is.
Rüüm un Fahrzeuge koppeln: Resource-Kalender von diener Organisation (Konferenzrüüm, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi verbinden. Booken ut Kibi kümmt dort automatisch – un umgekehrt.
Flexible Datenschutz-Einstellung: Jede Person wählt selbst, ob externe Kalender den vollen Termininhalt oder nur de Verfügbarkeit seht.
Du nutzt Google Workspace oder Microsoft 365.
Du hebbst Administrator-Rechte bei dienen Anbieter för de eenmalige Einrichtung in Kibi.
De Kalender-Synchronisatie muss as Modul in Kibi för diene Organisation aktiviert sinn.
För Kibi-Admins: De Freischaltung warrt eenmalig unter Administration → Module → Kalender-Synchronisatie → Installieren gemacht. Nach de Installation wechselt ihr in den Tab Konfiguration un tragt dort de Zugangsdaten von dienen Anbieter ein. Mitarbeitenden künnt ihren Kalender erst verbinden, wenn de Einrichtung fertig is.
Ausblick: Wi bereiten een zentrale Kibi-Connect-App in’n Google Workspace Marketplace un Microsoft AppSource för. Sobald de Verifizierung von de Anbieter fertig is (voraussichtlich in 2–3 Monaten), reicht för de Einrichtung een Klick in’n Marketplace – de manuelle Eingabe von Client-ID un Secret fällt dann weg. De hier beschreven Variante bleibt för Kunden mit besonderen Compliance-Anforderungen verfügbar.
Es gibt zwei Modelle, wie Mitarbeitenden ihre Kalender mit Kibi verbinden:
Jede Person bindet ihren eigenen Kalender selbstständig über ihr Profil an. Dat dauert wenige Klicks un braucht keine IT-Unterstützung.
De Zuordnung zwischen Kibi-Konto un Google- bzw. Microsoft-Konto warrt über de E-Mail-Adresse gemacht. De Anbieter authentifiziert de Person mit de Geschäfts-E-Mail – diese muss mit de in Kibi hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen.
Du aktivierst as Admin eenmalig den Zugriff för diene ganze Organisation (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle Mitarbeitenden warrt danach automatisch über ihre E-Mail-Adresse de passenden Provider-Konten zugeordnet – ohne dat Einzelpersonen wat tun müßt. Jede Person kann sich jederzeit über ihr Profil wieder abmelden.
Kriterium |
Pro Mitarbeitende |
Zentral (organisationsweit) |
|---|---|---|
Einrichtungsaufwand |
Jede Person eenmalig selbst |
Admin eenmalig — danach automatisch för alle |
Kontrollmöglichkeit |
Jede Person entscheidet selbst |
Organisation steuert den Zugriff zentral |
Geeignet för |
Lütte Teams, freiwillige Nutzung |
Größere Organisationen, einheitlicher Rollout |
Abmelden möglich? |
Ja, jederzeit über Profil |
Ja, jederzeit über Profil |
För diesen Schritt brauchst du Administrator-Rechte in Google Workspace un in Kibi.
Geh to de Google Cloud Console un leg eenmalig een Verbindung an. Een Schritt-för-Schritt-Anleitung to de Google Cloud Console findst du in de offiziellen Google-Dokumentation:
Google Cloud Console — OAuth 2.0 einrichten
Zusammenfassung von de notwendigen Schritten:
Öffne de Google Cloud Console.
Leg een neues Projekt an oder wähl een bestehndes ut.
Aktiviere de Google Calendar API för dat Projekt.
Erstell OAuth 2.0-Zugangsdaten (Typ: Webanwendung) un trag de Weiterleitungsadresse ein, de dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisatie → Konfiguration anzeigt.
Kopier Client-ID un Client-Geheimnis un trag beides in Kibi ein.
Klick op „Verbindung prüfen“ – Kibi bestätigt, ob de Verbindung erfolgreich is.
Wenn alle Mitarbeitenden automatisch verbunden warrt schallt, aktiviere de domainweite Freigabe:
Erstell in de Google Cloud Console een Service-Konto un lade den Zugriffsschlüssel runter.
Aktiviere in de Google Workspace Admin-Einstellungen unter Sicherheit → API-Steuerung → Domainweite Delegation de Berechtigung för dat Service-Konto.
Lade den Zugriffsschlüssel in Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisatie → Konfiguration hoch.
De genauen Pfade in de Google Admin-Konsole künnt sich mit Updates von Google ändern. Aktuelle Anleitungen findst du in de Google Workspace-Dokumentation.
För diesen Schritt brauchst du Administrator-Rechte in dienen Microsoft 365-Tenant un in Kibi.
Registrier Kibi as Anwendung in dienen Azure-Portal:
Öffne dat Microsoft Entra-Portal un navigiere to App-Registrierungen.
Klick op „Neue Registrierung“ un vergiv een Namen (z. B. Kibi Kalender).
Trag de Weiterleitungsadresse ein, de dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisatie → Konfiguration anzeigt.
Vergiv unter API-Berechtigungen de Berechtigungen Calendars.ReadWrite un User.Read (Delegiert).
Erstell unter Zertifikate & Geheimnisse een neues Client-Geheimnis.
Kopier Anwendungs-ID, Verzeichnis-ID (Tenant-ID) un dat Client-Geheimnis un trag alles in Kibi ein.
Klick op „Verbindung prüfen“.
Damit alle Mitarbeitenden automatisch verbunden warrt, muss du as Admin de Zustimmung för de ganze Organisation erteilen:
Vergiv zusätzlich de Berechtigung Calendars.ReadWrite (Anwendung) un klick op „Admin-Zustimmung erteilen“.
Alternativ öffne de Zustimmungs-URL, de dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisatie → Konfiguration anzeigt, in een Browser, in dem du as Microsoft-Tenant-Admin angemeldet büst.
Aktuelle Anleitungen to de App-Registrierung findst du in de Microsoft-Dokumentation.
Sobald diener Admin de Einrichtung fertig hett, bindest du dienen persönlichen Kalender in wenigen Schritten an:
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Klick op „Verbinden“ un wähl dienen Anbieter (Google oder Microsoft).
Du warrt to de Anmeldeseite von dienen Anbieter weitergeleitet. Meld di an mit diener Geschäfts-E-Mail un erteil de Zugriffsberechtigung.
Kibi bestätigt de erfolgreiche Verbindung. Diene Termine warrt ab sofort automatisch abgliechen.
Du steuerst selbst, welche Termine synchronisiert warrt:
Persönliche Termine: Termine, de du direkt in Google Kalender oder Outlook anlegst.
Einladungen ut Kibi: Besprechungen un Termine, to de du in Kibi eingeladen warrt.
Abwesenheiten: Urlaub un sonstige Abwesenheiten ut Kibi.
Fahrzeug-Booken: Reservierungen von Fahrzeugen über Kibi.
Jede Kategorie lässt sich einzeln an- oder ausschalten. De Einstellungen findst du unter Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Du wählst, wie viele Details bei de Synchronisatie übertragen warrt. De Einstellung wirkt in beide Richtungen:
Einstellung |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Volle Details |
Titel, Beschreibung un alle Inhalte warrt übertragen |
Titel, Beschreibung un alle Inhalte kümmt in Kibi |
Nur Verfügbarkeit anzeigen |
Nur „Beschäftigt“ – keen Titel, keine Beschreibung |
Nur „Beschäftigt“ – keen Titel, keine Beschreibung sichtbar |
De Datenschutz-Einstellung wirkt in beide Richtungen: Termine ut Kibi kümmt extern nur as „Beschäftigt“, un externe Termine kümmt in Kibi ebenfalls ohne Titel, Beschreibung oder Ort. Praktisch z. B. för Geschäftsführer-Termine, de in Google vertraulich sinn un in Kibi nur as Verfügbarkeits-Block kümmt schallt. Du kannst diene Datenschutz-Einstellung jederzeit über Mein Profil → Externer Kalender ändern.
Resource-Kalender von diener Organisation (Konferenzrüüm, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi koppeln. Dadurch sinn Booken ut beide Systeme immer sichtbar – ohne manuelle Pflege.
Geh in Kibi unter Administration → Räume & Fahrzeuge (unter „Inhalt“ in’n Admin-Menü):
Leg een neue Resource an oder öffne een bestehnde.
Wähl unter „Externer Kalender“ den passenden Kalender ut de Liste von de verfügbaren Resource-Kalender von diener Organisation.
Speicher. Booken ut Kibi kümmt ab sofort in’n externen Kalender un umgekehrt.
De Liste von de verfügbaren Resource-Kalender warrt automatisch ut dienen Google Workspace oder Microsoft 365 geladen, sobald de Verbindung eingerichtet is.
Diene Zugangsdaten warrt verschlüsselt gespeichert un nich an Dritte weitergegeben.
Beim Trennen von de Verbindung warrt de Zugriffsberechtigungen bei dienen Anbieter automatisch widerrufen.
Bereits synchronisierte Termine bleibt in Kibi erhalten, warrt aber nich mehr aktualisiert.
De Datenverarbeitung warrt ausschließlich in de EU. Kibi is DSGVO-konform.
Meine Verbindung is abgelaufen — wat tun?
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten un klick op „Neu verbinden“. Du warrt erneut to de Anmeldeseite von dienen Anbieter weitergeleitet. Nach de Anmeldung läuft de Synchronisatie automatisch weiter.
Wie unterscheidet sich de Datenschutz-Modus?
Volle Details: Beide Richtungen tragen Titel, Beschreibung un alle Inhalte von de Termine. Kibi-Termine sinn in’n externen Kalender vollständig sichtbar, un externe Termine kümmt in Kibi mit alle Details.
Nur Verfügbarkeit: In beide Richtungen warrt nur übermittelt, dat de Zeitraum besetzt is – ohne Titel, Beschreibung oder Ort. So bleibt vertrauliche Termine op beide Seiten geschützt.
Wie trenne ich de Verbindung?
Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten un klick op „Verbindung trennen“. De Zugriffsberechtigungen bei dienen Anbieter warrt automatisch widerrufen.
Wat passiert mit Terminen, de ich in Google Kalender oder Outlook lösche?
Termine, de du in dienen externen Kalender löschst, warrt automatisch auch in Kibi entfernt. Dat gilt in beide Richtungen: Termine, de du in Kibi löschst, verschwinden auch ut dienen externen Kalender.
Kann ich gleichzeitig Google un Microsoft verbinden?
Ja. Du kannst beide Anbieter gleichzeitig verbinden. Kibi synchronisiert dann Termine mit beide externen Kalendern. De Datenschutz-Einstellung gilt jeweils separat pro Verbindung.
Wat passiert, wenn ich mienen externen Kalender wechsle oder miin Konto lösche?
Wenn diin externes Konto gelöscht warrt oder de Berechtigungen widerrufen warrt, hält Kibi de Synchronisatie automatisch an un benachrichtigt di. Bereits synchronisierte Termine bleibt erhalten. Du kannst jederzeit een neue Verbindung anlegen.
Welche E-Mail-Adresse muss ich beim Verbinden verwenden?
Bitte verwend beim Verbinden de gleiche Geschäfts-E-Mail-Adresse, de in diinen Kibi-Profil hinterlegt is. Kibi ordnet diin Kibi-Konto un diin Google- bzw. Microsoft-Konto anhand von diese E-Mail-Adresse to. Bei Abweichungen kann de Verbindung nich hergestellt warrt.