Con la sincronizzazione del calendario, colleghi il calendario Kibi al tuo Google Workspace o Microsoft 365 esistente. Appuntamenti, assenze e prenotazioni delle sale vengono sincronizzati automaticamente in entrambe le direzioni.
Collegare gli appuntamenti personali: Gli appuntamenti dal tuo calendario Google o Outlook appaiono automaticamente in Kibi e viceversa.
Evitare doppie prenotazioni: Poiché entrambi i calendari sono sempre aggiornati, i tuoi collaboratori vedono immediatamente quando qualcuno è disponibile.
Collegare sale e veicoli: I calendari delle risorse della tua organizzazione (sale conferenze, veicoli) possono essere collegati direttamente a Kibi. Le prenotazioni da Kibi appaiono automaticamente lì, e viceversa.
Impostazioni flessibili sulla privacy: Ogni persona può scegliere se i calendari esterni vedono il contenuto completo degli appuntamenti o solo la disponibilità.
Utilizzi Google Workspace o Microsoft 365.
Hai i diritti di amministratore presso il tuo fornitore per la configurazione una tantum in Kibi.
Il modulo di sincronizzazione del calendario deve essere attivato in Kibi per la tua organizzazione.
Per gli amministratori Kibi: L'attivazione avviene una volta in Amministrazione → Moduli → Sincronizzazione del calendario → Installa. Dopo l'installazione, passa alla scheda Configurazione e inserisci lì le credenziali del tuo fornitore. I collaboratori possono collegare il proprio calendario solo dopo il completamento della configurazione.
Prospettive: Stiamo preparando un'app centrale Kibi Connect in Google Workspace Marketplace e Microsoft AppSource. Non appena la verifica dei fornitori sarà completata (prevista tra 2-3 mesi), basterà un clic nel Marketplace per la configurazione: non sarà più necessario inserire manualmente ID client e segreto. La variante qui descritta rimarrà disponibile per i clienti con requisiti di conformità speciali.
Esistono due modelli per collegare i calendari dei collaboratori a Kibi:
Ogni persona collega il proprio calendario in modo autonomo tramite il proprio profilo. Ci vogliono pochi clic e non richiede supporto IT.
L'associazione tra l'account Kibi e l'account Google o Microsoft avviene tramite l'indirizzo e-mail. Il fornitore autentica la persona con l'e-mail aziendale, che deve corrispondere a quella registrata in Kibi.
Come amministratore, attivi una volta l'accesso per l'intera organizzazione (Google: Delegazione a livello di dominio; Microsoft: Autorizzazione dell'applicazione). Tutti i collaboratori verranno quindi associati automaticamente ai rispettivi account del fornitore tramite l'indirizzo e-mail, senza che le singole persone debbano fare nulla. Ogni persona può disconnettersi in qualsiasi momento tramite il proprio profilo.
Criterio |
Per collaboratore |
Centralizzato (a livello di organizzazione) |
|---|---|---|
Sforzo di configurazione |
Ogni persona una volta in autonomia |
Amministratore una volta — poi automatico per tutti |
Possibilità di controllo |
Ogni persona decide autonomamente |
L'organizzazione gestisce l'accesso in modo centralizzato |
Adatto per |
Piccoli team, uso volontario |
Organizzazioni più grandi, implementazione uniforme |
È possibile disconnettersi? |
Sì, in qualsiasi momento tramite il profilo |
Sì, in qualsiasi momento tramite il profilo |
Per questo passaggio sono necessari i diritti di amministratore in Google Workspace e in Kibi.
Accedi alla Google Cloud Console e crea una connessione una tantum. Una guida passo-passo per la Google Cloud Console è disponibile nella documentazione ufficiale Google:
Google Cloud Console — Configurare OAuth 2.0
Riepilogo dei passaggi necessari:
Apri la Google Cloud Console.
Crea un nuovo progetto o selezionane uno esistente.
Attiva l'API Google Calendar per il progetto.
Crea le credenziali OAuth 2.0 (tipo: applicazione web) e inserisci l'indirizzo di reindirizzamento che Kibi ti mostra in Amministrazione → Moduli → Sincronizzazione del calendario → Configurazione.
Copia l'ID client e il segreto client e inseriscili in Kibi.
Fai clic su Verifica connessione: Kibi confermerà se la connessione è riuscita.
Se tutti i collaboratori devono essere collegati automaticamente, attiva la delegazione a livello di dominio:
Crea un account di servizio nella Google Cloud Console e scarica la chiave di accesso.
Nelle impostazioni di amministrazione di Google Workspace, sotto Sicurezza → Controllo API → Delegazione a livello di dominio, attiva le autorizzazioni per l'account di servizio.
Carica la chiave di accesso in Kibi in Amministrazione → Moduli → Sincronizzazione del calendario → Configurazione.
I percorsi esatti nella console di amministrazione di Google possono cambiare con gli aggiornamenti di Google. Le guide aggiornate sono disponibili nella documentazione di Google Workspace.
Per questo passaggio sono necessari i diritti di amministratore nel tenant Microsoft 365 e in Kibi.
Registra Kibi come applicazione nel tuo portale Azure:
Apri il portale Microsoft Entra e vai a Registrazioni app.
Fai clic su Nuova registrazione e assegna un nome (ad esempio, Kibi Calendario).
Inserisci l'indirizzo di reindirizzamento che Kibi ti mostra in Amministrazione → Moduli → Sincronizzazione del calendario → Configurazione.
Assegna le autorizzazioni Calendars.ReadWrite e User.Read (Delegato) in Autorizzazioni API.
Crea un nuovo segreto client in Certificati e segreti.
Copia l'ID applicazione, l'ID directory (ID tenant) e il segreto client e inseriscili in Kibi.
Fai clic su Verifica connessione.
Affiché tutti i collaboratori siano collegati automaticamente, come amministratore devi concedere il consenso per l'intera organizzazione:
Assegna anche l'autorizzazione Calendars.ReadWrite (Applicazione) e fai clic su Concedi consenso amministratore.
In alternativa, apri l'URL di consenso che Kibi mostra in Amministrazione → Moduli → Sincronizzazione del calendario → Configurazione in un browser in cui sei autenticato come amministratore del tenant Microsoft.
Le guide aggiornate sulla registrazione delle app sono disponibili nella documentazione Microsoft.
Non appena il tuo amministratore ha completato la configurazione, collega il tuo calendario personale in pochi passaggi:
Apri Il mio profilo → Calendario esterno → Gestisci calendari collegati.
Fai clic su Collega e seleziona il tuo fornitore (Google o Microsoft).
Verrai reindirizzato alla pagina di accesso del tuo fornitore. Accedi con la tua e-mail aziendale e concedi le autorizzazioni di accesso.
Kibi confermerà la connessione riuscita. I tuoi appuntamenti verranno sincronizzati automaticamente da ora in poi.
Puoi controllare tu stesso quali appuntamenti vengono sincronizzati:
Appuntamenti personali: Appuntamenti che crei direttamente in Google Calendar o Outlook.
Inviti da Kibi: Riunioni e appuntamenti a cui sei stato invitato in Kibi.
Assenze: Ferie e altre assenze da Kibi.
Prenotazioni veicoli: Prenotazioni di veicoli tramite Kibi.
Ogni categoria può essere attivata o disattivata singolarmente. Le impostazioni si trovano in Il mio profilo → Calendario esterno → Gestisci calendari collegati.
Puoi scegliere quanti dettagli vengono trasferiti durante la sincronizzazione. L'impostazione si applica in entrambe le direzioni:
Impostazione |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Dettagli completi |
Titolo, descrizione e tutti i contenuti vengono trasferiti |
Titolo, descrizione e tutti i contenuti appaiono in Kibi |
Mostra solo disponibilità |
Solo "Occupato" — nessun titolo, nessuna descrizione |
Solo "Occupato" — nessun titolo, nessuna descrizione visibile |
L'impostazione sulla privacy si applica in entrambe le direzioni: gli appuntamenti da Kibi appaiono esternamente solo come "Occupato", e gli appuntamenti esterni appaiono in Kibi senza titolo, descrizione o luogo. Pratico, ad esempio, per gli appuntamenti dei dirigenti che sono riservati in Google e devono apparire in Kibi solo come blocco di disponibilità. Puoi modificare la tua impostazione sulla privacy in qualsiasi momento tramite Il mio profilo → Calendario esterno.
I calendari delle risorse della tua organizzazione (sale conferenze, veicoli) possono essere collegati direttamente a Kibi. In questo modo, le prenotazioni da entrambi i sistemi sono sempre visibili, senza manutenzione manuale.
In Kibi, vai a Amministrazione → Sale e veicoli (sotto "Contenuto" nel menu dell'amministratore):
Crea una nuova risorsa o apri una risorsa esistente.
Sotto Calendario esterno, seleziona il calendario appropriato dall'elenco dei calendari delle risorse disponibili della tua organizzazione.
Salva. Le prenotazioni da Kibi appariranno immediatamente nel calendario esterno e viceversa.
L'elenco dei calendari delle risorse disponibili viene caricato automaticamente dal tuo Google Workspace o Microsoft 365 non appena la connessione è configurata.
Le tue credenziali di accesso vengono memorizzate in modo crittografato e non vengono trasmesse a terzi.
Quando disconnetti la connessione, le autorizzazioni di accesso presso il tuo fornitore vengono revocate automaticamente.
Gli appuntamenti già sincronizzati rimangono in Kibi, ma non vengono più aggiornati.
L'elaborazione dei dati avviene esclusivamente nell'UE. Kibi è conforme al GDPR.
La mia connessione è scaduta — cosa fare?
Apri Il mio profilo → Calendario esterno → Gestisci calendari collegati e fai clic su Collega di nuovo. Verrai reindirizzato nuovamente alla pagina di accesso del tuo fornitore. Dopo l'accesso, la sincronizzazione continuerà automaticamente.
In cosa differisce la modalità privacy?
Dettagli completi: In entrambe le direzioni vengono trasferiti titolo, descrizione e tutti i contenuti degli appuntamenti. Gli appuntamenti di Kibi sono completamente visibili nel calendario esterno, e gli appuntamenti esterni appaiono in Kibi con tutti i dettagli.
Solo disponibilità: In entrambe le direzioni viene comunicato solo che il periodo è occupato, senza titolo, descrizione o luogo. In questo modo, gli appuntamenti riservati rimangono protetti su entrambi i lati.
Come disconnetto la connessione?
Apri Il mio profilo → Calendario esterno → Gestisci calendari collegati e fai clic su Disconnetti. Le autorizzazioni di accesso presso il tuo fornitore verranno revocate automaticamente.
Cosa succede agli appuntamenti che cancello in Google Calendar o Outlook?
Gli appuntamenti che cancelli nel tuo calendario esterno vengono eliminati automaticamente anche in Kibi. Questo vale in entrambe le direzioni: gli appuntamenti che cancelli in Kibi scompaiono anche dal tuo calendario esterno.
Posso collegare contemporaneamente Google e Microsoft?
Sì. Puoi collegare entrambi i fornitori contemporaneamente. Kibi sincronizzerà quindi gli appuntamenti con entrambi i calendari esterni. L'impostazione sulla privacy si applica separatamente per ogni connessione.
Cosa succede se cambio il mio calendario esterno o elimino il mio account?
Se il tuo account esterno viene eliminato o le autorizzazioni vengono revocate, Kibi interrompe automaticamente la sincronizzazione e ti notifica. Gli appuntamenti già sincronizzati rimangono conservati. Puoi creare una nuova connessione in qualsiasi momento.
Quale indirizzo e-mail devo usare per il collegamento?
Utilizza, per il collegamento, lo stesso indirizzo e-mail aziendale registrato nel tuo profilo Kibi. Kibi associa il tuo account Kibi e il tuo account Google o Microsoft in base a questo indirizzo e-mail. In caso di discrepanze, la connessione non può essere stabilita.