Mit der Kalender-Synchronisation verbinden Sie den Kibi-Kalender mit Ihrem bestehenden Google Workspace oder Microsoft 365. Termine, Abwesenheiten und Raum-Buchungen werden automatisch abgeglichen — in beide Richtungen.
Persönliche Termine verbinden: Termine aus Ihrem Google- oder Outlook-Kalender erscheinen automatisch in Kibi und umgekehrt.
Doppelbuchungen vermeiden: Da beide Kalender immer auf dem gleichen Stand sind, sehen Ihre Mitarbeitenden sofort, wann jemand verfügbar ist.
Räume und Fahrzeuge koppeln: Resource-Kalender Ihrer Organisation (Konferenzräume, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi verbinden. Buchungen aus Kibi erscheinen dort automatisch — und umgekehrt.
Flexible Datenschutz-Einstellung: Jede Person wählt selbst, ob externe Kalender den vollständigen Termininhalt oder nur die Verfügbarkeit sehen.
Sie nutzen Google Workspace oder Microsoft 365.
Sie haben Administrator-Rechte bei Ihrem Anbieter für die einmalige Einrichtung in Kibi.
Die Kalender-Synchronisation muss als Modul in Kibi für Ihre Organisation aktiviert sein.
Für Kibi-Admins: Die Freischaltung erfolgt einmalig unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Installieren. Wechseln Sie nach der Installation in den Tab Konfiguration und tragen Sie dort die Zugangsdaten Ihres Anbieters ein. Mitarbeitende können ihren Kalender erst verbinden, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist.
Ausblick: Wir bereiten eine zentrale Kibi-Connect-App im Google Workspace Marketplace und Microsoft AppSource vor. Sobald die Verifizierung der Anbieter abgeschlossen ist (voraussichtlich in 2–3 Monaten), genügt für die Einrichtung ein einziger Klick im Marketplace — die manuelle Eingabe von Client-ID und Secret entfällt dann. Die hier beschriebene Variante bleibt für Kunden mit besonderen Compliance-Anforderungen verfügbar.
Es gibt zwei Modelle, wie Mitarbeitende ihre Kalender mit Kibi verbinden:
Jede Person verbindet ihren eigenen Kalender eigenständig über ihr Profil. Das dauert wenige Klicks und erfordert keine IT-Unterstützung.
Die Zuordnung zwischen Kibi-Konto und Google- bzw. Microsoft-Konto erfolgt über die E-Mail-Adresse. Der Anbieter authentifiziert die Person mit der Geschäfts-E-Mail — diese muss mit der in Kibi hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen.
Sie aktivieren als Admin einmalig den Zugriff für Ihre gesamte Organisation (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle Mitarbeitenden werden danach automatisch über ihre E-Mail-Adresse den entsprechenden Provider-Konten zugeordnet — ohne dass Einzelpersonen etwas tun müssen. Jede Person kann sich jederzeit über ihr Profil individuell wieder abmelden.
Kriterium | Pro Mitarbeitende | Zentral (organisationsweit) |
|---|---|---|
Einrichtungsaufwand | Jede Person einmalig selbst | Admin einmalig — danach automatisch für alle |
Kontrollmöglichkeit | Jede Person entscheidet selbst | Organisation steuert den Zugriff zentral |
Geeignet für | Kleine Teams, freiwillige Nutzung | Größere Organisationen, einheitlicher Rollout |
Abmelden möglich? | Ja, jederzeit über Profil | Ja, jederzeit über Profil |
Für diesen Schritt benötigen Sie Administrator-Rechte in Google Workspace und in Kibi.
Gehen Sie zur Google Cloud Console und legen Sie einmalig eine Verbindung an. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Google Cloud Console finden Sie in der offiziellen Google-Dokumentation:
Google Cloud Console — OAuth 2.0 einrichten
Zusammenfassung der notwendigen Schritte:
Öffnen Sie die Google Cloud Console.
Legen Sie ein neues Projekt an oder wählen Sie ein bestehendes aus.
Aktivieren Sie die Google Calendar API für das Projekt.
Erstellen Sie OAuth 2.0-Zugangsdaten (Typ: Webanwendung) und tragen Sie die Weiterleitungsadresse ein, die Ihnen Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.
Kopieren Sie Client-ID und Client-Geheimnis und tragen Sie beides in Kibi ein.
Klicken Sie auf Verbindung prüfen — Kibi bestätigt, ob die Verbindung erfolgreich ist.
Wenn alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden sollen, aktivieren Sie die domainweite Freigabe:
Erstellen Sie in der Google Cloud Console ein Service-Konto und laden Sie den Zugriffsschlüssel herunter.
Aktivieren Sie in den Google Workspace Admin-Einstellungen unter Sicherheit → API-Steuerung → Domainweite Delegation die Berechtigung für das Service-Konto.
Laden Sie den Zugriffsschlüssel in Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration hoch.
Die genauen Pfade in der Google Admin-Konsole können sich mit Updates von Google ändern. Aktuelle Anleitungen finden Sie in der Google Workspace-Dokumentation.
Für diesen Schritt benötigen Sie Administrator-Rechte in Ihrem Microsoft 365-Tenant und in Kibi.
Registrieren Sie Kibi als Anwendung in Ihrem Azure-Portal:
Öffnen Sie das Microsoft Entra-Portal und navigieren Sie zu App-Registrierungen.
Klicken Sie auf Neue Registrierung und vergeben Sie einen Namen (z. B. Kibi Kalender).
Tragen Sie die Weiterleitungsadresse ein, die Ihnen Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.
Vergeben Sie unter API-Berechtigungen die Berechtigungen Calendars.ReadWrite und User.Read (Delegiert).
Erstellen Sie unter Zertifikate & Geheimnisse ein neues Client-Geheimnis.
Kopieren Sie Anwendungs-ID, Verzeichnis-ID (Tenant-ID) und das Client-Geheimnis und tragen Sie alles in Kibi ein.
Klicken Sie auf Verbindung prüfen.
Damit alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden, müssen Sie als Admin die Zustimmung für die gesamte Organisation erteilen:
Vergeben Sie zusätzlich die Berechtigung Calendars.ReadWrite (Anwendung) und klicken Sie auf Admin-Zustimmung erteilen.
Alternativ öffnen Sie die Zustimmungs-URL, die Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt, in einem Browser, in dem Sie als Microsoft-Tenant-Admin angemeldet sind.
Aktuelle Anleitungen zur App-Registrierung finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.
Sobald Ihr Admin die Einrichtung abgeschlossen hat, verbinden Sie Ihren persönlichen Kalender in wenigen Schritten:
Öffnen Sie Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Klicken Sie auf Verbinden und wählen Sie Ihren Anbieter (Google oder Microsoft).
Sie werden zur Anmeldeseite Ihres Anbieters weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrer Geschäfts-E-Mail an und erteilen Sie die Zugriffsberechtigung.
Kibi bestätigt die erfolgreiche Verbindung. Ihre Termine werden ab sofort automatisch abgeglichen.
Sie steuern selbst, welche Termine synchronisiert werden:
Persönliche Termine: Termine, die Sie direkt in Google Kalender oder Outlook anlegen.
Einladungen aus Kibi: Besprechungen und Termine, zu denen Sie in Kibi eingeladen wurden.
Abwesenheiten: Urlaub und sonstige Abwesenheiten aus Kibi.
Fahrzeug-Buchungen: Reservierungen von Fahrzeugen über Kibi.
Jede Kategorie lässt sich einzeln ein- oder ausschalten. Die Einstellungen finden Sie unter Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.
Sie wählen, wie viele Details bei der Synchronisation übertragen werden. Die Einstellung wirkt in beide Richtungen:
Einstellung | Kibi → Google/Microsoft | Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Volle Details | Titel, Beschreibung und alle Inhalte werden übertragen | Titel, Beschreibung und alle Inhalte erscheinen in Kibi |
Nur Verfügbarkeit anzeigen | Nur "Beschäftigt" — kein Titel, keine Beschreibung | Nur "Beschäftigt" — kein Titel, keine Beschreibung sichtbar |
Die Datenschutz-Einstellung wirkt in beide Richtungen: Termine aus Kibi erscheinen extern nur als "Beschäftigt", und externe Termine erscheinen in Kibi ebenfalls ohne Titel, Beschreibung oder Ort. Praktisch z. B. für Geschäftsführer-Termine, die in Google vertraulich sind und in Kibi nur als Verfügbarkeits-Block erscheinen sollen. Sie können Ihre Datenschutz-Einstellung jederzeit über Mein Profil → Externer Kalender ändern.
Resource-Kalender Ihrer Organisation (Konferenzräume, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi koppeln. Dadurch sind Buchungen aus beiden Systemen immer sichtbar — ohne manuelle Pflege.
Gehen Sie in Kibi unter Administration → Räume & Fahrzeuge (unter "Inhalt" im Admin-Menü):
Legen Sie eine neue Resource an oder öffnen Sie eine bestehende.
Wählen Sie unter Externer Kalender den passenden Kalender aus der Liste der verfügbaren Resource-Kalender Ihrer Organisation.
Speichern Sie. Buchungen aus Kibi erscheinen ab sofort im externen Kalender und umgekehrt.
Die Liste der verfügbaren Resource-Kalender wird automatisch aus Ihrem Google Workspace oder Microsoft 365 geladen, sobald die Verbindung eingerichtet ist.
Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Beim Trennen der Verbindung werden die Zugriffsberechtigungen bei Ihrem Anbieter automatisch widerrufen.
Bereits synchronisierte Termine bleiben in Kibi erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert.
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU. Kibi ist DSGVO-konform.
Meine Verbindung ist abgelaufen — was tun?
Öffnen Sie Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten und klicken Sie auf Neu verbinden. Sie werden erneut zur Anmeldeseite Ihres Anbieters weitergeleitet. Nach der Anmeldung läuft die Synchronisation automatisch weiter.
Wie unterscheidet sich der Datenschutz-Modus?
Volle Details: Beide Richtungen tragen Titel, Beschreibung und alle Inhalte der Termine. Kibi-Termine sind im externen Kalender vollständig sichtbar, und externe Termine erscheinen in Kibi mit allen Details.
Nur Verfügbarkeit: In beide Richtungen wird lediglich übermittelt, dass der Zeitraum besetzt ist — ohne Titel, Beschreibung oder Ort. So bleiben vertrauliche Termine auf beiden Seiten geschützt.
Wie trenne ich die Verbindung?
Öffnen Sie Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten und klicken Sie auf Verbindung trennen. Die Zugriffsberechtigungen bei Ihrem Anbieter werden automatisch widerrufen.
Was passiert mit Terminen, die ich in Google Kalender oder Outlook lösche?
Termine, die Sie in Ihrem externen Kalender löschen, werden automatisch auch in Kibi entfernt. Das gilt in beide Richtungen: Termine, die Sie in Kibi löschen, verschwinden auch aus Ihrem externen Kalender.
Kann ich gleichzeitig Google und Microsoft verbinden?
Ja. Sie können beide Anbieter gleichzeitig verbinden. Kibi synchronisiert dann Termine mit beiden externen Kalendern. Die Datenschutz-Einstellung gilt jeweils separat pro Verbindung.
Was passiert, wenn ich meinen externen Kalender wechsle oder mein Konto lösche?
Wenn Ihr externes Konto gelöscht wird oder die Berechtigungen widerrufen werden, hält Kibi die Synchronisation automatisch an und benachrichtigt Sie. Bereits synchronisierte Termine bleiben erhalten. Sie können jederzeit eine neue Verbindung anlegen.
Welche E-Mail-Adresse muss ich beim Verbinden verwenden?
Bitte verwenden Sie beim Verbinden die gleiche Geschäfts-E-Mail-Adresse, die in Ihrem Kibi-Profil hinterlegt ist. Kibi ordnet Ihr Kibi-Konto und Ihr Google- bzw. Microsoft-Konto anhand dieser E-Mail-Adresse zu. Bei Abweichungen kann die Verbindung nicht hergestellt werden.