S sinhronizacijo koledarja povežete koledar Kibi z vašim obstoječim Google Workspace ali Microsoft 365. Sestanki, odsotnosti in rezervacije prostorov se samodejno usklajujejo – v obe smeri.
Povezovanje osebnih sestankov: Sestanki iz vašega Google ali Outlook koledarja se samodejno prikazujejo v Kibi in obratno.
Preprečevanje podvojnih rezervacij: Ker sta oba koledarja vedno usklajena, vaši sodelavci takoj vidijo, kdaj je kdo na voljo.
Povezovanje prostorov in vozil: Koledarji virov vaše organizacije (konferenčne prostore, vozila) se lahko neposredno povežejo s Kibi. Rezervacije iz Kibi se tam samodejno prikazujejo – in obratno.
Prožna nastavitev zaščite podatkov: Vsaka oseba samostojno izbere, ali zunanji koledarji vidijo polno vsebino sestanka ali le razpoložljivost.
Uporabljate Google Workspace ali Microsoft 365.
Imate upravljalska dovoljenja pri vašem ponudniku za enokratno nastavitev v Kibi.
Modul za sinhronizacijo koledarja mora biti v Kibi omogočen za vašo organizacijo.
Za skrbnike Kibi: Omogočitev se izvede enokrat pod Uprava → Moduli → Sinhronizacija koledarja → Namestitev. Po namestitvi preklopite na zavih Konfiguracija in tam vnesite dostopne podatke vašega ponudnika. Sodelavci lahko svoj koledar povežejo šele, ko je nastavitev končana.
Pogled v prihodnost: Pripravljamo centralno aplikacijo Kibi Connect v tržnici Google Workspace in Microsoft AppSource. Ko bo ponudnik zaključil preverjanje (predvideno v 2–3 mesecih), bo za nastavitev zadostoval en sam klik v tržnici – ročna vnosa ID-ja odjemalca in skrivnosti ne bo več potrebno. Različica, opisana tukaj, bo na voljo za stranke z posebnimi zahtevami glede usklajenosti.
Obstajata dve modeli, kako lahko sodelavci povežejo svoje koledarje s Kibi:
Vsaka oseba samostojno poveže svoj koledar prek svojega profila. To traja le nekaj klikov in ne zahteva IT-podpore.
Povezava med računom Kibi in računom Google ali Microsoft poteka prek e-poštnega naslova. Ponudnik overi osebo s poslovnim e-poštnim naslovom – ta mora ustrezati e-poštnemu naslovu, shranjenem v Kibi.
Kot skrbnik enokrat omogočite dostop za celotno organizacijo (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Vsi sodelavci bodo nato samodejno povezani s ustreznimi računi ponudnikov prek e-poštnega naslova – brez da bi morala posamezna oseba kaj storiti. Vsaka oseba se lahko kadarkoli prek svojega profila samostojno odjavi.
Kriterij |
Na sodelavca |
Centralno (za celotno organizacijo) |
|---|---|---|
Napor za nastavitev |
Vsaka oseba enokrat samostojno |
Skrbnik enokrat – nato samodejno za vse |
Možnosti kontrole |
Vsaka oseba odloča samostojno |
Organizacija centralno upravlja dostop |
Primerno za |
Majhne ekipe, prostovoljna uporaba |
Vejče organizacije, enotno razširjanje |
Ali je mogoče odjaviti? |
Da, kadarkoli prek profila |
Da, kadarkoli prek profila |
Za ta korak potrebujete upravljalska dovoljenja v Google Workspace in Kibi.
Pojdite v Google Cloud Console in enokrat ustvarite povezavo. Podrobno navodilo za Google Cloud Console najdete v uradni dokumentaciji Google:
Google Cloud Console – nastavitev OAuth 2.0
Povzetek potrebnih korakov:
Odprite Google Cloud Console.
Ustvarite nov projekt ali izberite obstoječega.
Omogočite Google Calendar API za projekt.
Ustvarite dostopne podatke OAuth 2.0 (vrsta: spletna aplikacija) in vnesite naslov za preusmeritev, ki vam ga Kibi prikaže pod Uprava → Moduli → Sinhronizacija koledarja → Konfiguracija.
Kopirajte ID odjemalca in skrivnost odjemalca in oba vnesite v Kibi.
Kliknite na Preveri povezavo – Kibi potrdi, ali je povezava uspešna.
Če želite, da se vsi sodelavci samodejno povežejo, omogočite dostop za celotno domeno:
V Google Cloud Console ustvarite račun storitve in prenesite ključ dostopa.
V nastavitvah skrbnika Google Workspace pod Varnost → Nadzor API-jev → Delegiranje za celotno domeno omogočite dovoljenje za račun storitve.
Naložite ključ dostopa v Kibi pod Uprava → Moduli → Sinhronizacija koledarja → Konfiguracija.
Natanko poti v konzoli skrbnika Google se lahko s posodobljenimi različicami Google spremenijo. Aktualna navodila najdete v dokumentaciji Google Workspace.
Za ta korak potrebujete upravljalska dovoljenja v vašem Microsoft 365 najemniku in v Kibi.
Registrirajte Kibi kot aplikacijo v vašem Azure portalu:
Odprite Microsoft Entra Portal in pojdite v Registracije aplikacij.
Kliknite na Nova registracija in dodelite ime (npr. Kibi Koledar).
Vnesite naslov za preusmeritev, ki vam ga Kibi prikaže pod Uprava → Moduli → Sinhronizacija koledarja → Konfiguracija.
V razdelku Dovoljenja API-jev dodelite dovoljenja Calendars.ReadWrite in User.Read (podelegirano).
V razdelku Potrdila & skrivnosti ustvarite novo skrivnost odjemalca.
Kopirajte ID aplikacije, ID imenika (ID najemnika) in skrivnost odjemalca ter vnesite vse v Kibi.
Kliknite na Preveri povezavo.
Če želite, da se vsi sodelavci samodejno povežejo, morate kot skrbnik dati soglasje za celotno organizacijo:
Dodelite še dovoljenje Calendars.ReadWrite (aplikacija) in kliknite na Podeli soglasje skrbnika.
Ali pa odprete URL za soglasje, ki vam ga Kibi prikaže pod Uprava → Moduli → Sinhronizacija koledarja → Konfiguracija, v brskalniku, kjer ste prijavljeni kot skrbnik Microsoft najemnika.
Aktualna navodila za registracijo aplikacije najdete v dokumentaciji Microsoft.
Ko vaš skrbnik zaključi nastavitev, povežite svoj osebni koledar v nekaj korakih:
Odprite Moj profil → Zunanji koledar → Upravljanje povezanih koledarjev.
Kliknite na Poveži in izberite svojega ponudnika (Google ali Microsoft).
Preusmerjeni boste na prijavno stran vašega ponudnika. Prijavite se s svojim poslovnim e-poštnim naslovom in podelite dovoljenje za dostop.
Kibi potrdi uspešno povezavo. Vaši sestanki se bodo od sedaj dalje samodejno usklajevali.
Samostojno določate, kateri sestanki se sinhronizirajo:
Osebni sestanki: Sestanki, ki jih ustvarite neposredno v Google Koledarju ali Outlooku.
Vabila iz Kibi: Sestanki in dogodki, k nim koder ste bili povabljeni v Kibi.
Odsotnosti: Dopust in druge odsotnosti iz Kibi.
Rezervacije vozil: Rezervacije vozil prek Kibi.
Vsako kategorijo lahko ločeno vključite ali izključite. Nastavitve najdete pod Moj profil → Zunanji koledar → Upravljanje povezanih koledarjev.
Izberete, koliko podrobnosti se prenesejo med sinhronizacijo. Nastavitev velja v obe smeri:
Nastavitev |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Polne podrobnosti |
Naslov, opis in vsa vsebina se prenesejo |
Naslov, opis in vsa vsebina se prikazujejo v Kibi |
Prikaz le razpoložljivosti |
Samo »zasedeno« – brez naslova in opisa |
Samo »zasedeno« – brez naslova, opisa ali kraja |
Nastavitev zaščite podatkov velja v obe smeri: sestanki iz Kibi se v zunanjem koledarju prikazujejo le kot »zasedeno«, zunanje sestanke pa se v Kibi prikazujejo brez naslova, opisa ali kraja. Uporabno npr. za sestanke direktorjev, ki so v Google zaščiteni in se v Kibi prikazujejo le kot blok razpoložljivosti. Nastavitev zaščite podatkov lahko kadarkoli spremenite prek Moj profil → Zunanji koledar.
Koledarji virov vaše organizacije (konferenčni prostori, vozila) se lahko neposredno povežejo s Kibi. Tako so rezervacije iz obeh sistemov vedno vidne – brez ročnega vzdrževanja.
V Kibi pojdite v Uprava → Prostori & vozila (pod »Vsebina« v meniju skrbnika):
Ustvarite nov vir ali odprite obstoječega.
V razdelku Zunanji koledar izberite ustrezen koledar iz seznama razpoložljivih koledarjev virov vaše organizacije.
Shranite. Rezervacije iz Kibi se bodo od sedaj dalje prikazovale v zunanjem koledarju in obratno.
Seznam razpoložljivih koledarjev virov se samodejno naloži iz vašega Google Workspace ali Microsoft 365, ko je povezava nastavljena.
Vaši dostopni podatki so shranjeni v šifrirani obliki in se ne posredujejo tretjim osebam.
Ob prekinitvi povezave se dovoljenja za dostop pri vašem ponudniku samodejno prekličejo.
Že sinhronizirani sestanki ostanejo shranjeni v Kibi, a se ne posodabljajo več.
Obdelava podatkov poteka izključno v EU. Kibi je v skladu z GDPR.
Moja povezava je potekla – kaj storiti?
Odprite Moj profil → Zunanji koledar → Upravljanje povezanih koledarjev in kliknite na Ponovno poveži. Preusmerjeni boste na prijavno stran vašega ponudnika. Po prijavi se sinhronizacija samodejno nadaljuje.
Kako se načeloma zaščita podatkov razlikuje?
Polne podrobnosti: V obe smeri se prenesejo naslov, opis in vsa vsebina sestankov. Sestanki Kibi so v zunanjem koledarju v celoti vidni, zunanje sestanke pa se v Kibi prikazujejo z vsemi podrobnostmi.
Samo razpoložljivost: V obe smeri se prenese le to, da je časovni interval zaseden – brez naslova, opisa ali kraja. Tako ostanejo zaupni sestanki zaščiteni na obeh straneh.
Kako prekinem povezavo?
Odprite Moj profil → Zunanji koledar → Upravljanje povezanih koledarjev in kliknite na Prekini povezavo. Dovoljenja za dostop pri vašem ponudniku se bodo samodejno preklicala.
Kaj se zgodi s sestanki, ki jih izbrišem v Google Koledarju ali Outlooku?
Sestanki, ki jih izbrišete v zunanjem koledarju, se samodejno izbrišejo tudi v Kibi. To velja v obe smeri: sestanki, ki jih izbrišete v Kibi, izginijo tudi iz zunanjega koledarja.
Ali lahko hkrati povežem Google in Microsoft?
Da. Obe ponudnika lahko povežete hkrati. Kibi bo sinhroniziral sestanke z obema zunanjima koledarjema. Nastavitev zaščite podatkov velja ločeno za vsako povezavo.
Kaj se zgodi, če zamenjam zunanji koledar ali izbrišem svoj račun?
Če bo vaš zunanji račun izbrisan ali bodo dovoljenja preklicana, Kibi samodejno ustavi sinhronizacijo in vas obvesti. Že sinhronizirani sestanki ostanejo shranjeni. Kadarkoli lahko ustvarite novo povezavo.
Kateri e-poštni naslov ga moram uporabiti pri povezovanju?
Pri povezovanju uporabite isti poslovni e-poštni naslov, ki je shranjen v vašem Kibi profilu. Kibi poveže vaš Kibi račun in vaš Google ali Microsoft račun na podlagi tega e-poštnega naslova. Če se naslova razlikujeta, povezave ne bo mogoče ustanoviti.