Con la sincronización de calendario, conecta el calendario de Kibi con tu Google Workspace o Microsoft 365 existente. Las citas, ausencias y reservas de salas se sincronizan automáticamente en ambas direcciones.
Conectar citas personales: Las citas de tu calendario de Google u Outlook aparecen automáticamente en Kibi y viceversa.
Evitar doble reserva: Como ambos calendarios siempre están actualizados, tus colaboradores ven de inmediato cuándo alguien está disponible.
Vincular salas y vehículos: Los calendarios de recursos de tu organización (salas de conferencias, vehículos) se pueden conectar directamente con Kibi. Las reservas de Kibi aparecen allí automáticamente, y viceversa.
Ajuste flexible de privacidad: Cada persona elige si los calendarios externos ven el contenido completo de las citas o solo la disponibilidad.
Utilizas Google Workspace o Microsoft 365.
Tienes derechos de administrador con tu proveedor para la configuración única en Kibi.
El módulo de sincronización de calendario debe estar activado en Kibi para tu organización.
Para administradores de Kibi: La activación se realiza una vez en Administración → Módulos → Sincronización de calendario → Instalar. Después de la instalación, ve a la pestaña Configuración e introduce allí las credenciales de tu proveedor. Los empleados solo podrán conectar su calendario una vez finalizada la configuración.
Perspectiva: Estamos preparando una aplicación central Kibi Connect en Google Workspace Marketplace y Microsoft AppSource. Una vez que los proveedores completen la verificación (previsiblemente en 2-3 meses), la configuración se reducirá a un solo clic en el Marketplace: ya no será necesario introducir manualmente el ID y el secreto del cliente. La variante descrita aquí seguirá disponible para clientes con requisitos especiales de cumplimiento.
Existen dos modelos para que los empleados conecten sus calendarios con Kibi:
Cada persona conecta su propio calendario de forma independiente a través de su perfil. Esto tarda unos pocos clics y no requiere soporte de TI.
La asignación entre la cuenta de Kibi y la cuenta de Google o Microsoft se realiza mediante la dirección de correo electrónico. El proveedor autentica a la persona con el correo corporativo, que debe coincidir con el correo registrado en Kibi.
Como administrador, activas el acceso una vez para toda tu organización (Google: Delegación a nivel de dominio; Microsoft: Permiso de aplicación). Todos los empleados se asignarán automáticamente a las cuentas correspondientes del proveedor a través de su dirección de correo electrónico, sin que las personas individuales tengan que hacer nada. Cada persona puede darse de baja en cualquier momento a través de su perfil.
Criterio |
Por empleado |
Centralizado (toda la organización) |
|---|---|---|
Esfuerzo de configuración |
Cada persona una vez por sí misma |
Administrador una vez — luego automático para todos |
Posibilidades de control |
Cada persona decide por sí misma |
La organización controla el acceso de forma centralizada |
Adecuado para |
Equipos pequeños, uso voluntario |
Organizaciones más grandes, implementación unificada |
¿Se puede cancelar? |
Sí, en cualquier momento a través del perfil |
Sí, en cualquier momento a través del perfil |
Para este paso, necesitas derechos de administrador en Google Workspace y en Kibi.
Ve a la Google Cloud Console y establece una conexión una vez. Puedes encontrar una guía paso a paso para la Google Cloud Console en la documentación oficial de Google:
Google Cloud Console: Configurar OAuth 2.0
Resumen de los pasos necesarios:
Abre la Google Cloud Console.
Crea un nuevo proyecto o selecciona uno existente.
Activa la API de Google Calendar para el proyecto.
Crea credenciales de OAuth 2.0 (tipo: aplicación web) e introduce la dirección de redirección que Kibi te muestra en Administración → Módulos → Sincronización de calendario → Configuración.
Copia el ID de cliente y el secreto del cliente e introdúcelos en Kibi.
Haz clic en Verificar conexión: Kibi confirmará si la conexión se ha realizado correctamente.
Si todos los empleados deben conectarse automáticamente, activa el acceso en todo el dominio:
Crea una cuenta de servicio en la Google Cloud Console y descarga la clave de acceso.
En la configuración de administración de Google Workspace, bajo Seguridad → Control de API → Delegación a nivel de dominio, activa el permiso para la cuenta de servicio.
Sube la clave de acceso en Kibi en Administración → Módulos → Sincronización de calendario → Configuración.
Las rutas exactas en la consola de administración de Google pueden cambiar con las actualizaciones de Google. Puedes encontrar guías actualizadas en la documentación de Google Workspace.
Para este paso, necesitas derechos de administrador en tu inquilino de Microsoft 365 y en Kibi.
Registra Kibi como aplicación en tu portal de Azure:
Abre el portal de Microsoft Entra y ve a Registros de aplicaciones.
Haz clic en Nuevo registro y asigna un nombre (por ejemplo, Kibi Calendario).
Introduce la dirección de redirección que Kibi te muestra en Administración → Módulos → Sincronización de calendario → Configuración.
En Permisos de API, asigna los permisos Calendars.ReadWrite y User.Read (Delegado).
En Certificados y secretos, crea un nuevo secreto de cliente.
Copia el ID de aplicación, el ID de directorio (ID de inquilino) y el secreto de cliente, e introdúcelos en Kibi.
Haz clic en Verificar conexión.
Para que todos los empleados se conecten automáticamente, como administrador debes dar el consentimiento para toda la organización:
Asigna además el permiso Calendars.ReadWrite (Aplicación) y haz clic en Conceder consentimiento de administrador.
Alternativamente, abre la URL de consentimiento que Kibi muestra en Administración → Módulos → Sincronización de calendario → Configuración en un navegador donde hayas iniciado sesión como administrador del inquilino de Microsoft.
Puedes encontrar guías actualizadas sobre el registro de aplicaciones en la documentación de Microsoft.
Una vez que tu administrador haya completado la configuración, conecta tu calendario personal en unos pocos pasos:
Abre Mi perfil → Calendario externo → Administrar calendarios conectados.
Haz clic en Conectar y selecciona tu proveedor (Google o Microsoft).
Serás redirigido a la página de inicio de sesión de tu proveedor. Inicia sesión con tu correo corporativo y otorga el permiso de acceso.
Kibi confirmará la conexión exitosa. Tus citas se sincronizarán automáticamente a partir de ahora.
Tú controlas qué citas se sincronizan:
Citas personales: Citas que creas directamente en Google Calendar u Outlook.
Invitaciones de Kibi: Reuniones y citas a las que has sido invitado en Kibi.
Ausencias: Vacaciones y otras ausencias de Kibi.
Reservas de vehículos: Reservas de vehículos a través de Kibi.
Cada categoría se puede activar o desactivar individualmente. Los ajustes se encuentran en Mi perfil → Calendario externo → Administrar calendarios conectados.
Eliges cuántos detalles se transfieren durante la sincronización. El ajuste afecta a ambas direcciones:
Ajuste |
Kibi → Google/Microsoft |
Google/Microsoft → Kibi |
|---|---|---|
Detalles completos |
Se transfieren título, descripción y todo el contenido |
Aparecen en Kibi título, descripción y todo el contenido |
Mostrar solo disponibilidad |
Solo "Ocupado" — sin título ni descripción |
Solo "Ocupado" — sin título, descripción ni ubicación visibles |
El ajuste de privacidad afecta a ambas direcciones: las citas de Kibi aparecen externamente solo como "Ocupado", y las citas externas aparecen en Kibi igualmente sin título, descripción ni ubicación. Útil, por ejemplo, para citas de directivos que son confidenciales en Google y deben aparecer en Kibi solo como bloque de disponibilidad. Puedes cambiar tu ajuste de privacidad en cualquier momento a través de Mi perfil → Calendario externo.
Los calendarios de recursos de tu organización (salas de conferencias, vehículos) se pueden vincular directamente con Kibi. De este modo, las reservas de ambos sistemas siempre son visibles, sin necesidad de mantenimiento manual.
En Kibi, ve a Administración → Salas y vehículos (bajo "Contenido" en el menú de administrador):
Crea un nuevo recurso o abre uno existente.
En Calendario externo, selecciona el calendario adecuado de la lista de calendarios de recursos disponibles de tu organización.
Guarda. Las reservas de Kibi aparecerán a partir de ahora en el calendario externo y viceversa.
La lista de calendarios de recursos disponibles se carga automáticamente desde tu Google Workspace o Microsoft 365 una vez establecida la conexión.
Tus credenciales se almacenan cifradas y no se comparten con terceros.
Al desconectar, los permisos de acceso con tu proveedor se revocan automáticamente.
Las citas ya sincronizadas permanecen en Kibi, pero ya no se actualizan.
El procesamiento de datos se realiza exclusivamente en la UE. Kibi cumple con el RGPD.
Mi conexión ha caducado, ¿qué debo hacer?
Abre Mi perfil → Calendario externo → Administrar calendarios conectados y haz clic en Volver a conectar. Serás redirigido nuevamente a la página de inicio de sesión de tu proveedor. Después de iniciar sesión, la sincronización continuará automáticamente.
¿En qué se diferencia el modo de privacidad?
Detalles completos: En ambas direcciones se transfieren título, descripción y todo el contenido de las citas. Las citas de Kibi son completamente visibles en el calendario externo, y las citas externas aparecen en Kibi con todos los detalles.
Solo disponibilidad: En ambas direcciones solo se comunica que el período está ocupado, sin título, descripción ni ubicación. Así, las citas confidenciales quedan protegidas en ambos lados.
¿Cómo desconecto la conexión?
Abre Mi perfil → Calendario externo → Administrar calendarios conectados y haz clic en Desconectar. Los permisos de acceso con tu proveedor se revocarán automáticamente.
¿Qué pasa con las citas que elimino en Google Calendar u Outlook?
Las citas que elimines en tu calendario externo también se eliminarán automáticamente en Kibi. Esto se aplica en ambas direcciones: las citas que elimines en Kibi también desaparecerán de tu calendario externo.
¿Puedo conectar Google y Microsoft al mismo tiempo?
Sí. Puedes conectar ambos proveedores simultáneamente. Kibi sincronizará entonces las citas con ambos calendarios externos. El ajuste de privacidad se aplica por separado para cada conexión.
¿Qué pasa si cambio mi calendario externo o elimino mi cuenta?
Si tu cuenta externa se elimina o se revocan los permisos, Kibi detendrá automáticamente la sincronización y te notificará. Las citas ya sincronizadas se conservarán. Puedes crear una nueva conexión en cualquier momento.
¿Qué dirección de correo debo usar al conectar?
Por favor, usa al conectar la misma dirección de correo corporativo que está registrada en tu perfil de Kibi. Kibi asigna tu cuenta de Kibi y tu cuenta de Google o Microsoft mediante esta dirección de correo. Si no coinciden, no se podrá establecer la conexión.